Einheitlich, aktuell, übersichtlich
Digitalisierung für Organisationen im sozialen Bereich
Soziale Einrichtungen, also öffentliche Einrichtungen, die Aufgaben und Tätigkeiten im sozialen Bereich ausführen, stehen in einem besonderen Spannungsfeld. Dabei ist es egal, ob es sich bei den sozialen Organisationen um öffentliche oder freie Träger handelt, oder ob sie in den Bereichen Bildung, Betreuung, Gesundheit, Pflege, Beratung, Erziehung oder Kultur tätig sind – die Probleme gleichen sich.
Immer komplexer werdende Anforderungen stehen sich schwieriger werdenden Rahmenbedingungen gegenüber. So sind die sozialen Einrichtungen, bildlich gesprochen, gezwungen, einen weiten Spagat auszuführen, um die komplexen Anforderungen der Gesetzgeber und die gestiegenen Erwartungen der Gesellschaft und der eigenen Klientel mit einer wettbewerbsorientierten Organisationsstruktur zu verbinden.
Komplexe Anforderungen, knappe Ressourcen
Die Ansprüche an den Umfang und die Qualität der Angebote sind in den letzten Jahrzehnten enorm gestiegen. Das betrifft nicht nur gesetzlichen Forderungen, wie etwa die Einhaltung von Standards und Regelwerken beim Qualitätsmanagement und Arbeitsschutz, sondern auch steigenden Erwartungen von Gesellschaft und Stakeholdern.
Diese „interessierten Parteien“ sind in erster Linie die eigene Klientel, die erhöhte Ansprüche an Art und Umfang sowie die zeitliche Verfügbarkeit der Angebote haben. Aber auch die Mitarbeiter stellen in puncto Arbeitsbedingungen, Motivation und eine ausgeglichene Work-Life-Balance andere Forderungen als noch vor Jahren.
Auf der anderen Seite wird es immer schwieriger, die benötigten Mittel zu stemmen. Zumeist fehlt es an Refinanzierungsmöglichkeiten durch klamme Kommunen. Aber es teilen sich auch mehr Akteure den gleichen Markt und befinden sich in direkter Konkurrenz zu diesen Ressourcen.
Gesellschaftspolitische Entwicklungen, wie etwa die große Flüchtlingswellen durch Kriege, einschneidenden Präventionsmaßnahmen zur Bekämpfung der Pandemie und ein leergefegter Arbeitsmarkt verschärfen die ohnehin schon angespannte Lage noch mehr.
Herausforderungen in der sozialen Arbeit
- Beschleunigung Geschäftsabläufe durch Digitalisierung
- Veränderungen der Einstellungen und Verhaltensweisen der Menschen in fast allen Lebensbereichen
- Gestiegene Kundenansprüche (Reaktionszeiten, Leistungen)
- Wachsende Vielfalt staatlicher Aufgaben
- Leere Kassen, Schulden
- Wettbewerb der soz. Einrichtungen
- Absinken staatlicher Leistungen
- Fachkräftemangel
- Alternde Belegschaft
- Gestiegenen Ansprüche an Arbeitsumfeld und -zeiten (Work-Life-Balance)
- Unterstützungsaufträge werden komplexer, mehr beteiligte Personen und Organisationen
- Zunehmende Vernetzung
- Hohe Qualitätsanforderungen, mehr Standards
- Gestiegener bürokratischer Aufwand
- Unvorhergesehene Dynamiken – ökonomisch, technisch, politisch, gesellschaftlich (Corona, Krieg, Flüchtlinge)
Flexible Strukturen schaffen, Stärken erkennen
Immer mehr Dinge in immer kürzerer Zeit mit weniger Mitteln erledigen, ohne die eigenen Mitarbeiter auszubrennen – Wie soll das funktionieren?
Die Antwort darauf liegt im Aufbau einer flexiblen und robusten Organisationsstruktur und der Fähigkeit, die eigenen Stärken zu erkennen, gezielt zu fördern und auch einzusetzen.
Die Struktur muss so gestaltet sein, dass die Führung jederzeit in der Lage ist, die maximale Übersicht über die Möglichkeiten und Fähigkeiten der Organisation zu haben, um schnell neue Strategien entwickeln zu können, neue Bedarfsfelder zu bedienen oder Prozesse möglichst schnell an geänderte Rahmenbedingungen anzupassen.
Dabei darf die Qualität der Angebote und Leistungen nicht leiden. Im Gegenteil, mit einer optimierten und prozessorientierten Organisationsstruktur können die Vorgaben und Ziele des Qualitätsmanagements direkt zu jedem einzelnen Prozess- oder Arbeitsschritt definiert, hinterlegt und auch kontrolliert werden. Das Ziel ist auch hier die Etablierung eines schlanken und reibungslos laufenden Systems, welches jedem Verantwortlichen die maximale Übersicht, Information und Interaktion gewährt.
Vom Boss zum Trainer - Neue Aufgaben der Führungskräfte
Zudem muss die Organisation so ausgelegt sein, dass sie die Fähigkeiten, die Motivation und auch das Vertrauen der Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. Arbeit wird nicht mehr einfach nur verteilt, kontrolliert und abgerechnet – nein, die Kolleginnen und Kollegen, die freiwilligen Helfer, die ehrenamtlichen Helfer und jede einzelne Hilfskraft werden als das angesehen, was sie auch sind: Expertinnen und Experten, die mit Engagement und Herzensblut wichtige und wertgeschätzte Aufgaben an Menschen und der Gesellschaft erfüllen.
Damit ändert sich fundamental die Funktion des Managements und der Personalführung: Sie schaffen und sichern die Rahmenbedingungen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre Aufgaben selbständig und effektiv zu erfüllen und nehmen das Feedback sowie die Erfahrungen der Mitarbeiter direkt wieder auf, um es in die strategischen Prozesse einfließen zu lassen.
Sie fördern aktiv die individuellen Fähigkeiten und Stärken der Mitarbeiter und erhöhen so nicht nur deren Motivation, sondern auch die Qualität und Attraktivität der erbrachten Leistungen.
Sie ermöglichen maximale Flexibilität in den Prozessen und im Personaleinsatz, um schnell das Angebot einen geänderten Bedarf anzupassen und haben den Mut, die Mitarbeiter auch mal etwas Neues auszuprobieren zu lassen.
Digitale Infrastruktur, Austauschplattform, Beratung
Lösungen für den sozialen Bereich
So funktioniert ein modernes Informationsmanagementsystem
Ein digitales Managementsystem ist wie ein Gehirn, welches sämtliche Informationen zentral sammelt und über fein verästelte Nerven die richtigen Informationen in Echtzeit adressiert an jeden Mitarbeiter verteilt. So kann sich das Führungspersonal den eigentlichen Aufgaben zur strategischen Ausrichtung der Organisation voll und ganz widmen.
Digitalisierung braucht Struktur
Dies bedeutet auch eine umfassende Reformation in der IT-Struktur. In der Regel werden viele Systeme gleichzeitig nebeneinander geführt. Im Personalwesen, im Qualitätsmanagement, in der Verwaltung – jede Abteilung hat eigene Softwaresysteme zur Unterstützung im Einsatz. Und womit werden die Strategien geplant, die Aufgaben verteilt, das Feedback erfasst? Wer hat Überblick auf die Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter und kann dieses Wissen aktiv in einen Strategieprozess einfließen lassen? Wie werden neue Prozesse und Arbeitsabläufe den Beteiligten vermittelt, wie werden diese darin geschult und unterwiesen? Gibt es dazu auch Kenntnisnachweise?
Fragen Sie sich selbst – Wie sieht es dazu in Ihrer Organisation aus?
Um eine flexible und resiliente Organisationsstruktur aufzubauen, ist es wichtig, dass die Hilfsmittel aufeinander abgestimmt sind. Die Mitarbeiter sollen auf allen Ebenen miteinander sprechen, dann müssen die IT-Systeme auch miteinander kommunizieren. Sämtliche Information sollte barrierefrei zugänglich sein – und zwar in Echtzeit: aktuell, jederzeit und überall verfügbar. Am besten in einem zentralen Informationssystem in Webtechnologie, zu dem jeder Mitarbeiter rollenbasiert Zugriff hat.
- Alle Mitarbeiter erreichbar, immer und überall
- Webbasiert
- Adressierte Informationsverteilung (Rollenkonzept)
- Intranet und Teams
- Abbildung des Organisationsaufbaus
- Übersicht über die Geschäftsprozesse
- Grundvoraussetzung zur Änderung und Optimierung von Prozessen
- Interaktive Verknüpfung jedes Prozessschritts mit mitgeltenden Dokumenten, Normen, Arbeitsschritten, Unterweisungen, Qualifikationen, Maßnahmen, Risiken und wichtigen Informationen
- Zentrales System zur digitalen Verwaltung aller Dokumente für Qualität, Arbeitsschutz, Umwelt u.a.
- Aktuell und Revisionssicher
- Anpassbarer Workflow zum Ändern, Prüfen, Freigeben und Veröffentlichen
- Zur einheitlichen Koordination der Aufgaben jedes Mitarbeiters / aller Teams / der Abteilungen
- Zentrale Erfassung und Verteilung der Verbesserungsmaßnahmen
- Steuerung der Aufgaben für interne Audits
- Risikomanagement
- Zentrale Erfassung der Qualifikationen und Fähigkeiten der Mitarbeiter
- Ermittlung von Schulungsbedarf
- Individuelle Förderung der Mitarbeiter
- Adressierte Verteilung von Unterweisungen und Schulungen bei geänderten Prozessen oder neuen Angeboten
- Elektronische Unterweisungen mit rechtssicheren Verständnisnachweisen
- Planung und Verwaltung von Präsenzveranstaltungen und Seminaren
- Zentrale Erfassung aller Nachweise
- Zentrale Bereitstellung Weiterbildungsangebote
- Förderung des kollaborativen Lernens und des Wissensaustauschs
- Individuelle Lernangebote
Austauschplattform für Wissen und Know-how
Miteinander kommunizieren - voneinander lernen: Das ist das grundlegende Prinzip unserer Austauschplattform speziell für Organisationen im sozialen Bereich. Wir ermutigen entsprechende Organisationen, sich über diese Plattform miteinander zu vernetzen und ihr Wissen um Prozesse, Organisationsaufbau, Change Management, Umgang mit Anforderungen und Best Practices untereinander auszutauschen.
Umfassende Beratungsleistungen
Eine tiefgreifende Änderung von Organisationsstruktur und -aufbau macht man nicht einfach nebenbei. Um einen tiefgreifenden Kulturwandel zu vollziehen, müssen alle Parteien gleichermaßen an einem Strang ziehen, die Mitarbeiter und die Führungskräfte gleichermaßen. Und das alles, während der Tagesbetrieb reibungslos weiterlaufen muss.
Holen Sie sich daher erfahrene Lotsen ins Boot, mit deren Hilfe Sie sich sicher, zeit- und nervenschonend der Reorganisation widmen können. Nutzen Sie das Wissen und Können sowie die Überzeugungskraft und Begeisterungsfähigkeit unserer Berater.
- Analyse von Prozessen und Schwachstellen
- Konzeptionierung der Reorganisation von Prozessen, Organisationsstrukturen und des Organisationsaufbaus
- Begleitung der Umsetzung und Prozessoptimierung
- Projekt- und Interimsmanagement
- Aufbau und Optimierung von Qualitäts- und integrierten Managementsystemen
- Aufnahme und Modellierung von Geschäftsprozessen
- Prozessharmonisierung und -optimierung
Download Infobroschüre
Laden Sie sich hier unser Informationsbroschüre herunter und erfahren Sie mehr über unsere Softwarelösungen und Beratungsleistungen.
- Prozessmanagement
- Qualitätsmanagement
- Lern- und Wissensmanagement
Lassen Sie sich unsere Lösungen live präsentieren
In einer etwa 30-minütigen Präsentation zeigen wir Ihnen gern unsere Digitalisierungslösungen und beantworten Ihnen alle Fragen.
Natürlich kostenlos und unverbindlich.
Sehen Sie sich ein aufgezeichnetes Webinar an
In dem Webinar gibt Ihnen Herr Norman Kühn einen Einblick in das Managementsystem vom vom Jugendsozialwerk Nordhausen e.V. In einem zweiten Praxisvortrag demonstriert Herr Helge Staack die Realisierung des integrierten Managementsystems inklusive AZAV-Anforderungen bei proTeam Himmelsthür.
Best Practices beim Organisationsumbau
Erfahren Sie mehr
Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems im Gesundheitswesen
Lesen Sie hier, wie das ISAR-Klinikum München die Abläufe der Organisation vom herkömmlichen Bereichsdenken her konsequent an den Prozessen ausgerichtet hat. Damit bleibt die hohe Qualität der Leistungen trotz sich ständig ändernder Rahmenbedingungen garantiert.
Strukturiertes und transparentes Dokumentenmanagement
Mit einer größer werdenden Organisation und steigender Anforderungen steigt auch der administrative Aufwand für die Verwaltung und Pflege von Dokumenten für Qualität, Personal, Anträge, Formulare usw.
Mit einer Bündelung und Standardisierung vieler Einzelprozesse und einer nachhaltigen Softwarelösung gelang es dem Jugendsozialwerk Nordhausen e.V., rund 50 % Zeit beim Dokumentenmanagement einzusparen und sich damit mehr auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
Einführung und erfolgreiche Zertifizierung eines QM-Systems nach ISO 9001
Nirgends werden so hohe Anforderungen an Qualität gestellt, wie im Gesundheitswesen. Und das zurecht. So gelten im Bereich Brustzentren nicht nur die Anforderungen der ISO EN DIN 9001:2015, sondern auch die Richtlinien der Deutschen Krebsgesellschaft (DKG) und die der Deutschen Gesellschaft für Senologie (DGS).
Mit dem richtigen Know-how und einer entsprechend skalierbaren digitalen Lösung gelingt die Einführung eines prozessorientierten IMS während des laufenden Betriebs innerhalb von 6 Monaten vom Projektstart bis zur erfolgreichen Zertifizierung.
Nur Prozesse und Dokumente? Da geht mehr!
Weitere Lösungen von sycat
Interne Audits
Risikomanagement
Qualitätsmanagement
Gelenkte Dokumente
Präsentationstermin, Demoversion, persönlicher Kontakt
Erleben Sie sycat live!
»Überzeugen Sie sich persönlich von unseren Softwarelösungen für moderne und unternehmensweite Managementsysteme. Ich denke, wir haben genau die richtigen Anwendungen für Ihre Anforderungen.
Bei einem kostenlosen und unverbindlichen Präsentationstermin zeige ich Ihnen sycat in der praktischen Anwendung und beantworten gern all Ihre Fragen. Ich freue mich auf Sie!«
Sven Braun, Vertriebsleiter sycat
Claudia Wagenpfeil
sycat ist weltweit an über 52 Standorten in bei MAN Truck & Bus SE verfügbar und wird sehr positiv aufgenommen. Sogar die übergeordneten Vorgaben wurden in diesem Jahr in das System integriert. Das IMS wird von den Mitarbeitern sehr gut angenommen und ist weitläufig akzeptiert.