Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte – Was ist das und wofür ist es gut?

Eine Landkarte verschafft Übersicht, da man mit einem Blick einen großen Bereich erfassen kann, um sich zu orientieren, aber bei Bedarf sehr viele Informationen über Teilbereiche erlangen kann. Eine Prozesslandkarte dient genau demselben Zweck. In einer grafischen Darstellung werden die wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens und ihre Beziehungen untereinander dargestellt und sorgen für Transparenz, Überschaubarkeit und dem Erkennen von Optimierungspotential. Zudem ist das Erstellen einer Prozesslandkarte eine Voraussetzung für gelebtes Qualitätsmanagement nach beispielsweise DIN EN ISO 9001.

Eine Landkarte verschafft Übersicht, da man mit einem Blick einen großen Bereich erfassen kann, um sich zu orientieren, aber bei Bedarf sehr viele Informationen über Teilbereiche erlangen kann. Eine Prozesslandkarte dient genau demselben Zweck. In einer grafischen Darstellung werden die wesentlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens und ihre Beziehungen untereinander dargestellt und sorgen für Transparenz, Überschaubarkeit und dem Erkennen von Optimierungspotential.

Zudem ist das Erstellen einer Prozesslandkarte eine Voraussetzung für gelebtes Qualitätsmanagement nach beispielsweise DIN EN ISO 9001.

Unterteilung der Geschäftsprozesse

Zur optimalen Kartographierung der Geschäftsprozesse haben sich im Lauf der Zeit bestimmte Gestaltungsprinzipien durchgesetzt. So empfiehlt sich beispielsweise die Unterteilung der Prozesse in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse, um bestimmte Managementbereiche im Unternehmen optisch voneinander zu trennen und deren Wechselwirkungen untereinander deutlicher zu machen. Es gibt allerdings auch zweistufige oder sogar vierstufige Aufteilungen.

• Managementprozesse
  Gemeint sind hier alle wertschaffenden Prozesse. Alle strategischen Entscheidungen der Unternehmensführung, die gesteckten Ziele, Planungen, Steuerungs- und Controlling-Aktivitäten
• Kernprozesse
  Dies sind die wertschöpfenden Prozesse. Sie sind der nach außen hin sichtbare Teil des Unternehmens und erzielen unmittelbaren Kundennutzen. Damit definieren sie Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit.
• Unterstützungsprozesse
  So werden die wertsichernden Prozesse bezeichnet. Sie stellen den Erfolg der Kernprozesse sicher, sind aber nicht unmittelbar an der Wertschöpfung beteiligt, beispielsweise Logistikprozesse oder Lagermanagement.

Die Unterscheidung zwischen Kern- und Unterstützungsprozessen fällt manchmal nicht leicht. Die intensive Auseinandersetzung mit den Geschäftsprozessen während der Erstellung einer Prozesslandkarte ist daher auch sehr oft mit einem Erkenntnisgewinn über das eigene Unternehmen verbunden.

Wie erstellt man eine Prozesslandkarte?

Die Erstellung einer Prozesslandkarte ist definitiv Teamarbeit. Von der Erfassung der grundlegenden Prozesse bis zur Zerlegung dieser Hauptprozesse in Teil- oder Elementarprozesse mit Hinterlegung sämtlicher Informationen, sind viele grundsätzliche Entscheidungen zu fällen und Fachwissen anzutragen. Daher werden im Laufe der Prozessmodellierung viele Mitarbeiter des Unternehmens beteiligt werden.

Grundsätzlich erfolgt die Erfassung und Modellierung der Geschäftsprozesse in vier Schritten:

1. Die Haupttätigkeiten des Unternehmens erfassen
   Hierzu werden mit den Führungskräften des Unternehmens die grundlegenden Prozesse erfasst und in Management-, Kern- und Unterstützungsprozesse aufgeteilt. Die Aufgaben und Ziele der Hauptprozesse werden erarbeitet und definiert. Außerdem bekommen die Prozesse einen Namen.
2. Die Prozessverantwortlichen werden benannt
   Auch hierbei wird eng mit den Führungskräften gearbeitet. Für jeden Hauptprozess werden die zuständigen Abteilungen und weitergehend die konkret für diesen Prozess verantwortlichen Mitarbeiter gefunden und benannt.
3. Zerlegung der Prozesse in Teilprozesse (Erhöhung der Reifegrade)
   Ab jetzt wird mit den Prozessverantwortlichen zusammengearbeitet. Die Prozesse werden soweit wie nötig (nie den Überblick verlieren!) zerlegt und mit sämtlichen Informationen, wie Dokumenten, Normvorgaben, Messgrößen, IT-Systemen und anderen Kennzahlen angereichert.
4. Modellierung der Prozesse
   Dieser letzte Schritt erfolgt in enger Abstimmung mit den Prozessverantwortlichen und den Führungskräften. Sämtliche erfassten Informationen werden dokumentiert und in eine grafische Form gebracht. Dazu gibt es zahlreiche Möglichkeiten und Darstellungsweisen sowie unterstützende Software. Die bestmögliche Methode hängt dabei stark von dem Umfang der aufgenommenen Prozesse und der weiteren Verwendung ab. In dem Artikel Prozessmodellierung können Sie mehr dazu erfahren.

Als Ergebnis erhält man in jedem Fall die Prozesslandkarte des Unternehmens.