Prozessmanagement – Definition, Methoden & Erfolgsfaktoren

In diesem Artikel erfahren Sie, was Prozessmanagement bedeutet und wie Sie Verbesserungen von bestehenden Strukturen durch Optimierung von Abläufen Ihrer internen und externen Geschäftsprozesse mit entsprechender Software herbeiführen können.

Sie erhalten einen Einblick und wertvolle Informationen, warum es von Nutzen ist, Unternehmensprozesse effizient zu gestalten.

Die Definition – Was ist Prozessmanagement?

Um eine Übersicht aller im Unternehmen existierenden Geschäftsprozesse und Abläufe darzustellen, spiegelt das Prozessmanagement die Abfolgen von einer Vielzahl von Aktivitäten wider. Sichtbar gemacht werden diese Abläufe durch systematische Kennzahlenerhebung, Planung und Optimierung aller Prozesse innerhalb eines Unternehmens.

Prozessmanagement beinhaltet die Begriffe Prozess und Management – Der Prozess ist eine Kombination aus verschiedenen Elementen, die aufeinander wirken: Mensch – Maschine – Ressourcen. Das Wort „Management“ kommt aus dem Lateinischen – der Begriff „manus agere“ bedeutet übersetzt „an der Hand führen“.

Hieraus ergibt sich die Gestaltung in Form von Planung, Modellierung, Evaluierung und Optimierung der Prozesse.

Was ist ein Prozessablauf?

Zum Grundverständnis, wie ein Prozess im Allgemeinen abläuft gehört, dass dieser eine Abfolge von Aktivitäten bzw. Tätigkeiten ist. Er ist logisch aufgebaut und wird nach bestimmtem Regeln durchgeführt.

Eine Prozess-Darstellung mit aufeinander einwirkenden Prozessaktivitäten lässt sich z. B. so darstellen:

Darstellung eines Geschäftsprozesses mit Swimlanes

In der Welt der Prozessoptimierer werden die unterschiedlichen Kompetenzbereiche nach dem PDCA- (Plan-Do-Check-Act) Schema angewandt:

• Planung eines Prozessmodells mithilfe von Prozessmanagement Software
• Modellierung des Prozessablaufs – Input, Output, Aktivitäten und Rollenverteilung
• Simulation und Finalisierung des Prozessmodells
• Validierung und Optimierung des Prozessmodells

Das Team um den Prozessmanager

Der Prozessmanager oder auch Scrum-Master mit „Hands on“- Mentalität soll dabei helfen, immer klar nach agilen Methoden zu agieren. Denn wie fast überall vermischen sich Theorie und Praxis.

Um einem Team Struktur und einen klar definierten Arbeitsprozess, basierend auf agilen Prinzipien, zu geben, bietet Scrum das entsprechende Rahmenwerk. Definiert wird hier die Zusammenarbeit von Teams, die sich auf einer Definition von Rollen, Meetings und Werkzeugen stützen. Das wichtigste ist, binden Sie Ihr Team vollständig in die Planung mit ein! 

Zweck und Ziel des Prozessmanagements

Unentwegt laufen täglich Prozesse in einem Unternehmen ab. Wer das Potenzial und den nachhaltigen Nutzen einer erfolgreich aufgesetzten Prozessoptimierung erkennt, ist in der Lage einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung im Unternehmen zu leisten.

Häufige Gründe, ein Geschäftsprozessmanagement einzuführen, sind folgende:

• Steigerung der Effizienz
• Steigerung der Qualität
• Optimierung der Flexibilität
• Senkung der Kosten
• Unnötiges soll entfallen

Wie funktioniert agiles Prozessmanagement?

In den letzten 25 Jahren hat ein enormer Technologiewandel stattgefunden und die Digitalisierung hat einen sehr großen Einfluss auf Unternehmen und allen anderen exponentiell wachsenden Lebensbereichen genommen. Wir sind global vernetzt und die Anforderungen von Konsumer und Nutzer stellen Unternehmen vor immer neue Herausforderungen, die bewältigt werden müssen. Hier steht zumeist am Anfang die Frage:
Ist die Definition von Zielen und Soll-Prozessen noch aktuell?

Heute sind Dynamik und Flexibilität gefordert, um Unternehmen nachhaltig wettbewerbsfähig zu halten. Starre Strukturen in unternehmerischen Abläufen können durch agiles Management aufgebrochen werden. Auf nicht vorhersehbare Veränderungen soll spontan reagiert werden.

Während die meisten einfachen Prozesse bis zu einem gewissen Grad planbar sind, muss auf chaotische und komplexe Prozesse agil reagiert werden. Das bedeutet, diese Abläufe und Situationen müssen ständig neu bewertet werden, um beispielsweise auf Neuentwicklungen bei Kunden- und Marktanforderungen dynamisch reagieren zu können.

Was ist Business Process Management (BPM) und worin liegt der Unterschied zwischen operativem und strategischem Prozessmanagement?

Business Process Management oder Geschäftsprozessmanagement ist eine ganzheitliche Methode zur Bewertung aller Prozesse, Verfahren und Workflows Ihrer Organisationsentwicklung – die möglicherweise neu strukturiert werden müssen.

Auf operativer Ebene geht es um die kurzfristige Steuerung und Umsetzung kontinuierlicher Verbesserungsprozesse in Unternehmen oder Organisationen. Hier wird die Effektivität durch die Verknüpfung der Prozesse mit der Strategie und den Zielen des Unternehmens optimiert. Der Grund zur zielgerichteten Verbesserung muss auf allen lokalen Ebenen regelmäßig durch operative Ziele evaluiert werden.

Strategisches Prozessmanagement beinhaltet langfristig die globale Definition von Kernprozessen zu erheben oder auch den Umbau alter Strukturen, die die unternehmerische Entwicklung behindern. Die Entwicklung der strategischen Prozessziele unterliegen stetiger Anpassung, bis ein sinnvolles Prozessmanagement erreicht wurde. Das erfordert den erweiterten Blickwinkel auf Metaebene oder auch auf oberster Management-Ebene.

Prozessmanagement-Methoden und Vorgehensweisen

Die Vorgehensweise bestimmt die schnelle Entwicklung und Umsetzung, aus der innovative Prozessoptimierungen hervorgehen können.
Wasserfallmodell

Eine klassische Vorgehensweise, eingeführt 1970 von Walker Royce, ist die Wasserfallplanung. Ein Stufenmodell bzw. sequenzielles Vorgehen mit klar definierten Phasen und Ergebnissen und geringen Managementaufwand.

• Jede Aktivität muss beendet sein, bevor die nächste beginnt.
• Jede Aktivität ist in der richtigen Reihenfolge und in voller Breite vollständig durchzuführen.
• Am Ende jeder Aktivität steht ein fertiggestelltes Dokument.

Dieses Modell ist einfach durchzuführen und sehr effizient bei bekannten und konstanten Anforderungen (z. B. Automotive oder medizinische Anlagen)

Business Process Model and Notation (BPMN)

Nutzer greifen auf verschiedene Symbole zurück, welche zur Modellierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen auf einer Prozesslandkarte genutzt werden. Durch die Visualisierung eines Prozesses in sogenannten Swimlanes lassen sich schneller Schnittstellen und Ineffizienzen aufdecken sowie Abhängigkeiten identifizieren.

So sieht eine beispielhafte Prozesslandkarte aus.

Gründe für professionelles Prozessmanagement

Die Tatsache, dass zur Organisationsentwicklung ein professionelles Prozessmanagement eingerichtet wurde, ist oft schon einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren.

Der Treiber, um eine prozessorientierte Unternehmenssteuerung möglichst effizient zu gestalten und somit Kosten zu senken, ist in vielen Fällen die Digitalisierung. Sie bietet große Chancen, aber auch einige Risiken für Unternehmen und deren Wertschöpfungsketten. Das Streben nach Anerkennung, als Unternehmen mit hohen Qualitätsstandards zu agieren, rechtfertigt sich aber schon allein mit der Digitalisierung der Qualitätssicherung und der eigenen hohen Qualitätsansprüche.

Stellen sich dann die ersten frühen Erfolge (auch „Low Hanging Fruits“) im Sinne von Leistungsverbesserungen bezüglich Qualität, Zeit oder Kosten ein, motiviert das die Belegschaft und fördert den Veränderungsprozess im Unternehmen zunehmend.

Unterstützung durch Prozessmanagement-Software

Um Ihre Prozesse und organisatorische Maßnahmen zu definieren, umzusetzen, zu dokumentieren und zu überwachen, damit kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Unternehmen auch tatsächlich stattfindet, unterstützen wir Sie mit unserer Prozessoptimierungssoftware. Und da unterschiedliche Unternehmen ein individuell zugeschnittenes Prozessmanagement benötigen, geben wir Ihnen mit ebenso individueller Software die Lösung an die Hand.