Change Management: Veränderungen anstoßen, Wandel erfolgreich gestalten!

Neue Märkte erschließen, umstrukturieren, um konkurrenzfähig zu bleiben: Wer wachsen will, muss offen für Neuerungen sein. Jeder Wandel im Unternehmen hat organisatorische Veränderungen im Gepäck. Sie möchten lenken? Einverstanden, wenn Sie wissen, wohin es gehen soll! Change Management gibt Änderungsplänen Ziel, Richtung und Struktur.

Was ist Change Management?

Vor allem ein Prozess! Veränderungsmanagement umfasst sämtliche Maßnahmen und Aktivitäten auf dem Weg zu einer bereichsübergreifenden, weitreichenden Veränderung im Unternehmen. Es gilt, neue Strategien umzusetzen, neue Strukturen und Systeme zu etablieren sowie Prozesse oder Verhaltensweisen innerhalb einer Organisation anzustoßen. Grundvoraussetzung, damit alle Beteiligten die Veränderung mittragen, ist, dass man sich dabei auf Augenhöhe begegnet. Übrigens geht Change Management alle an – Großkonzerne genauso wie Mittelständler und Kleinunternehmer. Doch was führt eigentlich dazu, dass Change Management notwendig wird? Neben Einflüssen von Globalisierung, Digitalisierung und technologischem Fortschritt auch die Tatsache, dass Mitbewerber anders als bisher agieren oder sich die Erwartungen einer Belegschaft verändern. Change Management kann sich z. B. auszahlen, wenn Sie vorhaben:

• neue Technologien oder Tools einzuführen
• die Führungs- oder Organisationsstruktur zu überarbeiten
• die Arbeitskultur auf Stand zu bringen
• Fusion oder Übernahme zu organisieren

Das Entscheidende: Wachsam bleiben, um Veränderungsmanagement rechtzeitig zu starten – und nicht erst, wenn die Krise da ist. Reagieren Sie zeitnah auf innere und äußere Veränderungen. Ein Beispiel: 2008 hatten Acer und Lenovo vor, global zu expandieren. Doch während Acer sein Management ließ, wie es war, stellte Lenovo seine Führungskräfte global auf – mit Erfolg, während Acer zurückfiel. Einmal implementiert, gehört jede Strategie jedoch laufend auf den Prüfstand. Denn die Optimierung ist nie abgeschlossen.

ADKAR: Kein Wandel ohne motivierte Mitarbeiter

Es soll vorkommen, dass Belegschaften über geplante Veränderungen erst aus den Medien erfahren. Gutes Veränderungsmanagement geht anders. Vorreiter Jeff Hiatt goss eines der ersten Change Management-Systeme in ein Modell namens ADKAR, das die Mitarbeitenden ins Zentrum stellt. ADKAR steht für:

A = Awareness, das Bewusstsein, das eine Veränderung nötig ist
D = Desire, den Wunsch, daran aktiv mitzuarbeiten
K = Knowledge, das Wissen, wie sich Wandel mit Erfolg sichern lässt
A = Ability, die Fähigkeit(en), Veränderungen zu implementieren
R = Reinforcement, Verfestigung, damit Veränderungen nachhaltig sind

Kurz gesagt: Unternehmer, die Entscheidungen erläutern und begründen können, haben es leichter, wenn es darum geht, bei ihren Mitarbeitern Akzeptanz für Veränderungen zu erreichen. Oder, wie Harvard Koryphäe – und Erfinder des 8-Stufen-Modells – John P. Kotter sagt: Mehr als zwei Drittel aller initiierten Change-Prozesse scheitern daran, dass Mitarbeitende nicht mitziehen und das Unternehmen in frühere Muster zurückfällt.

Nein, das ist kein Zauberspruch aus Tausendundeiner Nacht, aber trotzdem eine „magische“ Formel für gelebte und nachhaltige Organisationsänderung.

Erfolgreicher Wandel lässt sich nicht von oben verordnen …

… oder durch die Hintertür einführen. Mitarbeitende müssen dafür offen und dazu bereit sein. Wo dies nicht so ist, erzeugt die Aussicht auf Wandel Stress – was zulasten guter Kooperation in den Teams gehen kann. Change Management kommuniziert Veränderungspläne transparent und heißt auch kritische Rückmeldungen der Belegschaft willkommen. Schließlich werden Mitarbeitende in der Anwendung der neuen Abläufe geschult. Oft scheitert geplanter Wandel auch daran, dass die Akteure vergessen, dass Veränderungsmanagement Ausdauer braucht. Weil alle mitzunehmen sind. Auch wenn das bedeutet, dass es zwischendurch mal einen Schritt vor, aber zwei zurück geht. Aber nicht endlos: Am Ende konstruktiver Diskussionen steht eine Entscheidung, um ins Handeln zu kommen: Der eigentliche Veränderungsprozess kann beginnen.

Welche Voraussetzungen braucht es für erfolgreichen Wandel?

Wo gelingt Wandel besonders erfolgreich? Dort, wo Veränderungen durch professionelles Management begleitet werden. Eine effektive Change-Management-Strategie passt exakt zu Unternehmen, Projekt und Belegschaft: Schließlich wird letztere die neuen Arbeitsweisen und Strukturen im Alltag umsetzen. Man kann es nicht oft genug sagen: Erfolgreiches Veränderungsmanagement steht und fällt damit, wie Mitarbeitende den Wandel erleben! Zum Beispiel im Bereich Digitalisierung und IT: Change Management implementiert hier neue Prozesse und optimiert bestehende. Beides kostet Zeit und bindet Ressourcen – und dies je weniger, desto passgenauer das Change Management ist – und je eher die User die Neuerungen akzeptieren.

Wie läuft strategisch durchdachtes Change Management ab?

Grundsätzlich hat sich die Sichtweise etabliert, dabei von fünf Phasen auszugehen:

Phase 1: Wo stehen wir? Status Quo bzw. Ist-Zustand werden analysiert, der Soll-Zustand definiert sowie Defizite diagnostiziert und Aufgabenfelder identifiziert. Dazu gehört auch, sich zu fragen, was geschieht, wenn Sie im Unternehmen alles beim Alten lassen.

Phase 2: Es geht an Planung und Zielformulierung, sämtliche Change Management-Prozesse werden ausgearbeitet, mit Budget, Zeitrahmen, Roadmap, Kommunikation, Fortbildungen, evtl. Widerständen etc.

Phase 3: Führungskräfte und Projektleiter sind zu coachen und zu qualifizieren (auch in puncto Kommunikation)

Phase 4: Veränderungsprozesse werden unter aktiver Begleitung umgesetzt, Nachschulungen nach Bedarf sind zu berücksichtigen

Phase 5: Ist der Soll-Zustand (Phase 1) erreicht? Fortschritte und Ergebnisse kommen auf den Prüfstand. Instrumente dabei sind persönliche Interviews Bewertungskataloge, Umfragen unter den Mitarbeitern, etc.

Wie starten Sie konkret in den Veränderungsprozess?

Vieles spricht dafür, Veränderungsmanagement mit professioneller Unterstützung gezielt anzupacken. Ein Hauptargument: So geht es schneller, bis Wandel akzeptiert wird – und ein zwischenzeitliches Abfallen der Produktivität hält sich in Grenzen. Akzeptanz erreichen Sie, indem Sie Mitarbeitende nicht lediglich über anstehende Veränderungen informieren, sondern diese gemeinsam gestalten. Und dies nicht nur pro forma, sondern indem Sie Ihre Belegschaft in ihren Bedürfnissen hören und ernstnehmen: Wer persönliche Wertschätzung erlebt, wird sich eher als motivierter Teamplayer für das kollektive Ziel engagieren. Vermitteln Sie, dass der Wandel ein chancenreiches Ziel ist, das sich nur gemeinsam als Team erreichen lässt. Gleichzeitig machen Sie deutlich, welche Erwartungen damit für den einzelnen Teamplayer verknüpft sind. Hierbei liegen Unternehmer ohne Angst vor Auseinandersetzungen vorn, die konstruktive Kritik mit einem offenen Ohr belohnen!

Diskutieren? Gern, aber bitte strukturiert! Fruchtbaren Austausch gestalten

Geschafft, Sie sind miteinander im Gespräch: Wirksames Veränderungsmanagement braucht den lebendigen Austausch. Doch je strukturierter dieser organisiert ist, desto besser, sonst könnten Feedback und Ideen versanden. Professionell angelegt, gelingt dies mittels verschiedenster, dialoganregender Formate, sowohl online als auch als Präsenztreffen. Führen Sie persönliche Gespräche mit den Beteiligten, um mehr über die Bedürfnisse Mitarbeitender zu erfahren. Darüber hinaus können Sie Instrumente von Push & Pull Kommunikation wie Blogs, Newsletter, Questions & Anwers, Gewinnspiele u. a. einsetzen. Überlegen Sie auch, ob und wie Sie neuartige Formate wie z. B. Community-Talks im Rahmen zeitgemäßer, zielgruppengerechter Firmenkommunikation für sich nutzen können.

Zu Methoden, um den Wandel zu vermitteln, zählen außerdem:

• Coachings
• Workshops/Fortbildungen
• Kick-off-Meetings
• Übungen zum Teambuilding
• Führungskräfteentwicklung

Der Mensch zählt: Nachhaltige Veränderungen erzielt man nur durch offene und transparente Kommunikation, die jeden Mitarbeiter einbezieht und abholt.

Welche Stolpersteine, Bedenken und Hürden erwarten Sie im Prozess der Veränderung?

Ein Zuviel an Veränderung auf einmal setzt unter Druck: Wer gestresst ist, überträgt dies auf die Atmosphäre und die übrigen im Team – und damit auf Zusammenarbeit und Leistungsfähigkeit. Professionelles Veränderungsmanagement weiß um solche Stolpersteine, gibt Mitarbeitenden Antworten auf ihre Fragen und sorgt dafür, dass sie Veränderungen nicht fürchten, sondern den Wandel als Herausforderung begrüßen.

Was beschäftigt Mitarbeitende im Angesicht des Wandels? Z. B.:

• ob nun Mehrarbeit auf sie zukommt und sich diese schaffen lässt
• ob sie jetzt vertraute Gewohnheiten aufgeben müssen
• ob der eigene Job auf dem Spiel steht
• ob sie nun neue Fähigkeiten und Fertigkeiten erwerben müssen
• zu welchem Zweck Veränderungen geschehen
• wie sie persönlich und konkret vom Wandel profitieren

Dieser Schuh passt nicht mehr! Alte Strukturen und Hierarchien aufbrechen

Veränderungsmanagement geht auch die Führungsebene an. Passen alte Strukturen nicht mehr, müssen Sie diese zunächst ändern, weil sie sinnvollen Neuerungen im Weg stehen. Dabei kann es sein, dass Sie gewohnte, steile Hierarchien neu strukturieren müssen. Flachere Hierarchien können schnelleres Handeln begünstigen. Weil Führungskräfte leider nicht immer begeisterte Anhänger des Wandels sind, sondern überfällige Veränderungen auch ausbremsen können – indem sie Befugnisse nutzen, um wichtige Entscheidungen zu verzögern. Trifft dies auf Ihr Unternehmen zu, ist die Kommunikation mit der Führungsebene zu intensivieren: Austausch durch Feedback-Gespräche muss ab sofort regelmäßig(er) stattfinden.

Woran erkennen Sie, dass Ihr Change Management Früchte trägt?

Je besser Ihr Change Management, desto schneller gelingt Ihrem Unternehmen die Anpassung an Veränderungen. Das stärkt Ihre Marktposition und sorgt dafür, dass das Vertrauen Ihrer Belegschaft in das eigene Unternehmen wächst. Aber das Change Management per se existiert nicht, jeder Wandel will individuell auf ein Unternehmen zugeschnitten sein. Und ganz gleich, welche organisatorischen Veränderungen Sie planen und welche Methode Sie dazu nutzen: Sie sollten dabei durchdacht, transparent und schrittweise vorgehen. Professionelles Veränderungsmanagement hilft Ihrem Team, Ihren Mitarbeitenden, bei der Anpassung an jede einzelne Neuerung. Kommunikation ist dabei keine Einbahnstraße.

Kurz zusammengefasst: Um zu gelingen, muss Wandel

• die Arbeitsweise im Unternehmen nachhaltig optimieren
• langfristig hohe Produktivität sichern
• durch alle Ihre Teams akzeptiert und mitgestaltet werden

Jetzt neue Wege gehen? Wir begleiten Sie!

Wandel begleiten ist unser Job, seit über 30 Jahren! Zu unserer Zielgruppe zählen DACH-Unternehmen unterschiedlichster Branchen. Wir als Experten für integrierte Managementsysteme, Software und Beratung bieten Ihnen praxistaugliches Know-how, Skills und Ressourcen für nachhaltiges, passgenaues Veränderungsmanagement, dessen Erfolg messbar ist. Konzentrieren Sie z. B. alle Geschäftsbereiche in einer zentralen, unternehmensweit verfügbaren Plattform: So hat jeder Mitarbeitende Zugang zu relevanten Informationen, jederzeit, an jedem Ort.

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