Nachhaltiges Prozessmanagement im Unternehmen

Die Implementierung oder Neuausrichtung von Prozessmanagement in Organisationen ist fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit mit den Kunden.

Häufig führen sycat-Systemimplementierungen, systemische Umstiege auf sycat-Systeme oder auch neue, etwa durch Updates bedingte geänderte Systemvoraussetzungen dazu, dass das bis dato gelebte Prozessmanagement hinterfragt und einem Wandel bzw. Anpassungen unterzogen wird. Andere Treiber sind häufig die „Lessons learned-Erfahrungen“ aus der Nutzung heraus bzw. die Rückmeldungen der Endanwender, die mittelfristig Änderungen mit sich bringen.

Prozesse im Kontext sehen

Die Erkenntnisse sind hierbei so mannigfaltig wie die Gründe, die ursprünglich die Implementierung von Prozessmanagement herbeiführten. Hierbei werden in den seltensten Fällen der allgemeine Nutzen von Prozessmanagement oder die damit verbundenen Erfolgsfaktoren infrage gestellt. Vielmehr stehen die Ausprägung der modellierten Prozesse sowie deren Informationsgehalt im Kontext von Integrierten Managementsystemen im Fokus.

Ein weiterer häufig diskutierter Punkt ist der Detail- bzw. der Ausprägungsgrad der Prozessbeschreibungen. Hierbei wird zumeist der Detaillierungsgrad bzw. die Beschreibungstiefe der Prozesse kritisch unter die Lupe genommen. Weitere Faktoren sind die sich erweiternden Anforderungen – hier sind zum einen strategische Veränderungen innerhalb von Organisationen ebenso treibend wie die sich erweiternden normativen und/oder revisionsbasierten Anforderungen.

Nachhaltige Wertschöpfungskette

Im Kontext der Nachhaltigkeit von Prozessmanagement sind sicherlich die Faktoren der inhaltlichen Ausprägung sowie die Verbindung der Prozesse mit den Informationen aus den Vorgabedokumenten einer dynamischen Organisation zwei sehr wesentliche Faktoren. Darüber hinaus spielen zunehmend auch die Messbarkeit der Prozessleistung sowie die Anforderungen der Endanwender an die Nutzerfreundlichkeit maßgebend eine wichtige Rolle. Weitere managementsystembedingte Faktoren spielen ebenso mit – die Einbindung von internen Kontrollsystemen oder auch das Management von Risiken und Maßnahmen.

Aus Beratungssicht ist einer der entscheidenden Faktoren eine Kombination aus grafischem Detaillierungsgrad auf der einen und Zuordnung von Informationen im Rahmen von Dokumenten und projektrelevanten Parametern auf der anderen Seite (in sycat häufig in Form der Prozess-Charakteristika) eine entscheidende Stellschraube. Auch die Flughöhe der Prozessbeschreibungen entscheidet nicht selten über Faktoren wie Akzeptanz und Nachhaltigkeit. Dabei ist keineswegs gesagt, dass ein hoher Detaillierungsgrad tatsächlich das Prozessmanagement nachhaltiger macht.

Das Gegenteil ist häufiger der Fall. Und dies gilt auch für die Akzeptanz. Entscheidend sind hierbei die Beweggründe, die zur Implementierung von Prozessmanagement in einer Organisation geführt haben: Prozessmanagement-Implementierung aus Überzeugung, um Organisationen und deren Abläufe durch Transparenz effizienter zu gestalten oder die normativen Anforderungen, welche nicht selten als eigentliche Triebfeder wirken und sich entsprechend auf die Art der Prozessbeschreibung auswirken. 

Erkenntnisse und Faktoren im Prozessmanagement

Die sich zunehmend durchsetzenden Erfolgsfaktoren für ein durch die MitarbeiterInnen akzeptiertes und somit auch nachhaltiges Prozessmanagement lässt sich wie folgt zusammenfassen:

• Das Prozessmodell, sowie die definierten Ebenen und daraus abgeleiteten Prozesse, bilden die Struktur. Dabei stehen die bereichsübergreifenden Prozesse im Fokus. Abteilungsspezifische Beschreibungen fließen in dokumentierte Informationen in Form von Dokumenten.
• Festlegung einer Flughöhe bei der Prozessbeschreibung: Hierbei entscheidet eine klare Abgrenzung des Prozesses oftmals über den Erfolg. Die Abgrenzung erfolgt in der Regel über Turtles, Steckbriefe oder die klassischen Charakteristika, in welchen die Leitplanken des Prozesses klar skizziert und beschrieben sind. An dieser Stelle gilt es auch die Messbarkeit der Prozessleistung inklusive der entsprechenden Messzyklen in Form von Prozesskennzahlen festzuhalten sowie entsprechende Risiken und andere den Prozess betreffende übergeordnete Parameter zu platzieren und nachzuhalten.
• Auf dieser Basis erfolgt die grafische Beschreibung. Ganzheitlich und nachhaltig betrachtet besteht ein zeitgemäßer Prozess immer aus Rahmenbeschreibung und grafisch-inhaltlicher Beschreibung, wobei sich diese auf das Wesentliche beschränkt. Ausnahmen bzw. weiterführende Beschreibungen werden in Form von Arbeitsanweisungen und entsprechender Dokumentation ergänzt bzw. zugeordnet.
• Im Rahmen regelmäßig stattfindender interner Audits gilt es die Performanz als auch die Aussagefähigkeit der Prozesse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

FAZIT

Ein übergreifender Erfolgsfaktor in der nachhaltigen Umsetzung von Prozessmanagement in Organisationen liegt in der Übernahme von Verantwortlichkeit sowie der Überzeugung vom Nutzen der Methodik. Während der erste Punkt maßgeblich durch das Top- und das mittlere Management angenommen und entsprechend mit Leben gefüllt zu transportieren ist, wird das Urteil über den Nutzen in der Breite der MitarbeiterInnen getroffen. Beide Stakeholder gilt es frühzeitig mit einzubinden, um eine breite Akzeptanz zu erzielen, die von allen Beteiligten gemäß der Rollen verantwortet, gelebt und einzufordern ist.