Modernes Prozessmanagement im Unternehmen

Ist Prozessmanagement in Zeiten von Disruption und Volatilität überhaupt noch zeitgemäß? Lohnt es sich, lang und breit Abläufe zu beschreiben, wenn es viele Ausnahmen und Sonderregelungen gibt und gleichzeitig die Standards so automatisiert ablaufen wie nie zuvor? Was soll im Prozess dargestellt werden und wie kann durch die Prozesse ein Nutzen erzielt werden? In diesem Blogartikel erfahren Sie, was sich in der Welt des Prozessmanagements in den letzten Jahren gewandelt hat und wie Sie darauf reagieren können, um Ihre Prozesse in drei Schritten so aufzustellen, dass diese einen Mehrwert liefern.

Aufgabe und Ziel des Prozessmanagements

Aufgabe des Prozessmanagements ist es, die Prozesse so zu beschreiben, dass sie reproduzierbar, sicher und effektiv umgesetzt werden können! Nicht immer ist dieser Schritt einfach gemacht, denn Prozesse laufen durchaus mal so oder mal so ab (je nachdem, wann und durch wen sie abgewickelt werden). Durch die Festlegung von Prozessen wird ein Unternehmen seiner Pflicht gerecht, sichere Abläufe zu schaffen, Organisationsverschulden vorzubeugen und dem Team die Anleitung zu geben, die es für seine Arbeit benötigt.

Darüber hinaus sind Prozesse eine universelle Grundlage, um auf ihrer Basis Normen, Standards oder gesetzliche und behördliche Anforderungen dar- und sicherzustellen. Das heißt, ein Unternehmen muss nicht Handbücher oder Regelwerke pro Anforderungskatalog erstellen, sondern arbeitet unterschiedliche Anforderungen in die Prozesse ein. Neben der besseren Beherrschbarkeit der Dokumentationen genießen prozessorientierte Managementsysteme den großen Vorteil, dass die Anforderungen viel zuverlässiger den Weg in die Praxis finden!

Prozessmanagement und Zeitgeist

Während Prozessmanagement als Methode seit Jahrzehnten eine zentrale Rolle in der Organisationslehre spielt, gibt es mehrere Aspekte im Umgang der Mitarbeitenden mit Prozessen, die sich im Laufe der letzten Jahre und Jahrzehnte gewandelt haben:

• Sinkende Aufmerksamkeitsspanne: Die Aufmerksamkeitsspanne der Menschen sinkt kontinuierlich. Lange und komplizierte Prozesse erschweren den Zugang zu den wichtigen Vorgaben und werden nicht mehr gelesen. Der Ruf nach „kurz, klar, optisch ansprechend und simpel“ nimmt von Jahr zu Jahr zu.
• Videos statt Lesen: Videos laufen den Printmedien bzw. den elektronischen Dokumenten den Rang ab. Die Beliebtheit von Videos bei der Wissensvermittlung steigt, begünstigt durch die einfachere Verständlichkeit und durch die Entwicklung, dass Speicherkapazitäten heute unbegrenzt erscheinen. Auch im unternehmerischen Kontext spielen Videos eine zunehmende Rolle in der Vermittlung von Vorgaben und Knowhow.
• Digitalisierung und Automatisierung: Viele Prozesse laufen vollständig oder in Teilen digitalisiert ab. Die Maskenführung gibt gleichermaßen den Weg vor, Ausgaben und Berichte werden automatisch erzeugt. Prozesseinhalte und Softwareabläufe müssen aufeinander abgestimmt werden. Zu viel Redundanzen langweilen und machen Prozesse irrelevant. Widersprüche sind gefährlich und sollten vermieden werden.
• Ausnahmen und Sonderfälle, Diversifizierung und Volatilität: Ausnahmen und Sonderfälle nehmen zu! Die Anfälligkeit der Prozesse für Abweichungen vom Standard steigt in der sogenannten VUCA-Welt (VUCA = Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity). Wenn Rohstoffe fehlen, Mitarbeiter in großem Maß ausfallen, Prozesse mit wechselnden Hygienevorgaben gefahren werden müssen oder einfach unklar ist, was der nächste Tag bringen wird, dann kann der Standardprozess nicht so ablaufen wie es der Standard vorsieht. Dann müssen andere Regelungen getroffen werden.
  Die Vielzahl von Rahmenparametern, Sonderfällen und individuellen Entscheidungen vollständig und reproduzierbar auf das Papier bringen, ist wiederum kaum möglich.

Ein Umdenken ist also gefragt! Die Prozesse werden immer komplexer, die Ausnahmen und Sonderfälle mehr, aber die Bereitschaft, sich in komplexe Regelungen einzulesen sinkt. Mitarbeitende wünschen sich leicht verständliche und gut dosierte Anleitungen, am liebsten im Video-Format. Das gesamte Lernmanagement verlagert sich passend dazu nach und nach ins Digitale, weil flexibel und zeitlich unabhängig gelernt werden kann.

Aus V.U.C.A wird V.U.C.A. – Der progressive Umgang mit den gegebenen Rahmenbedingungen wird von der gelebten Firmenkultur bestimmt. Man könnte auch sagen: Wenn Dir das Leben Zitronen gibt …

In drei Schritten zum Prozessmanagement mit Mehrwert

Die folgenden drei Schritte für Prozesse mit Mehrwert zeigen auf, wie Sie eine Balance aus Komplexität und Einfachheit herstellen können. Die sycat-Produktfamilie hat sich im Übrigen permanent weiterentwickelt, um dem Zeitgeist gerecht zu werden. Daher wird in den folgenden Schritten ergänzend auf sycat Produkte verwiesen, die Sie unterstützen können.

Schritt 1: Zweck des Prozesses: Was wollen Sie darstellen?

Bevor Sie Prozesse beschreiben oder Bestehende in die Revision schicken, machen Sie sich klar, was Sie darstellen wollen! Prozesse zu Analysezwecken haben einen viel höheren Detaillierungsgrad als Prozesse zu Anleitungszwecken! Wenn große Teile des Prozesses in der Software abgebildet sind, kann der Prozess verschlankt werden! Überlegen Sie vorab, für wen Klarheit über das Zusammenspiel von Aktivitäten geschaffen werden soll. Und schauen Sie, wie der Prozess in die gesamte Prozesslandschaft hineinpasst.

Auf der Basis dieser Vorüberlegungen entsteht eine grobe Struktur für den Prozess mit Prozessanfang, -ende und Beteiligten. Denken Sie dabei an die Maximen: Einfachheit, Klarheit und gute Verständlichkeit.

sycat hilft Ihnen dabei mit seinen guten Visualisierungsmöglichkeiten für Prozesslandkarten und für die Prozesse. Mehr dazu: https://www.sycat.com/prozessmodellierung-und-optimierung.html

Schritt 2: Detaillierungsgrad von Prozessen: Was kommt rein?

Ist die grobe Struktur für den Prozess und die Einbindung in die Prozesslandkarte geklärt, dann geht es um die Beschreibung des Prozesses. Die Kunstform ist es, einen geeigneten Detaillierungsgrad anzusetzen, der das Wichtige regelt und sich gleichzeitig nicht im Detail verliert! Dies sind Tipps aus der Berater-Trickkiste, um einen geeigneten Detaillierungsgrad zu schaffen:

• Leitplanken statt Ausnahmenmanagement: Hinterfragen Sie bei den vielen Ausnahmen, die Ihre Mitarbeitenden im Kopf haben, welche großen Entscheidungen oder Abwägungen dahinterstehen! Ist es die Abwägung Qualität vs. Kosten? Oder Risikominimierung vs. Termineinhaltung? Kundenbeschwerden abwenden vs. Planbarkeit gewährleisten? Häufig geht es um Widerspruchspaare, für die Lösungen gefunden werden müssen. Wenn Sie auf einer übergreifenden Ebene zusammenfassen, was Ihnen unter bestimmten Maßgaben wichtiger ist, können Sie eine Zusammenstellung von lauter Einzelfällen und Sonderwegen einsparen und stattdessen einen übergreifenden Handlungsrahmen schaffen.
• Kontrollpunkte: Installieren Sie im Prozess Kontrollpunkte oder Quality Gates, für die Sie definieren, welche Forderungen zu dem Zeitpunkt sichergestellt werden müssen, bevor es weitergehen kann! Das sorgt für Prozess-Sicherheit und schafft Verbindlichkeit für die Mitarbeitenden.
• Überwachungspunkte und Kennzahlen: Zeichnen Sie in den Prozess Überwachungspunkte ein, die Sie retrospektiv überwachen, um dann zu eskalieren, wenn Sie die Zielvorgaben des Prozesses nicht einhalten. Ein Hauptzweck des Prozesses ist die Verbindlichkeit. Sichern Sie diese von Vorneherein ab, in dem Sie aufzeigen, wie Sie den Prozess überwachen.
• Verlinkungen: Durch das Verweisen auf mitgeltende Dokumente, übergreifende Standards und andere Prozesse entschlacken Sie die Prozesse und regeln die Dinge dort, wo sie hingehören. Ohne digitale Lösungen ist eine solche Verweis- und Verlinkungsstruktur nur schwer möglich.

Schritt 3: Prozesse kommunizieren: Wie erreichen Sie Ihr Team?

Es nicht damit getan, einen Prozess zu veröffentlichen, damit Prozesse verstanden und wirklich umgesetzt werden. Damit Sie das erreichen, benötigen Sie einen lebendigen Brückenschlag zum Mitarbeiter, z.B. über aktive Benachrichtigungen, dass es einen neuen Prozess gibt, Informationen über Veränderungen zu vorherigen Versionen oder über zusätzliche Aufbereitungsformen wie Videos und Trainings zur Vermittlung der Inhalte. Die Menschen machen den Prozess.

FAZIT: Prozessmanagement als Methodik bleibt zeitlos

Prozessmanagement als Methodik bzw. Werkzeug bleibt zeitlos. Aber die Ausgestaltung entwickelt sich weiter. Mehr denn je werden Antworten benötigt, um der zunehmenden Komplexität der Arbeitswelt auf der einen Seite und der sinkenden Aufmerksamkeitsspanne des Prozess-„Anwenders“ auf der anderen Seite gerecht zu werden. Antworten auf dieses Spannungsfeld liegen im Detaillierungsgrad, intelligenten Verlinkungen in der Dokumentenlandschaft, einer guten Prozess-Kommunikation sowie in kreativen Lösungen zur „Prozessübersetzung“, z.B. mit Multimedia-Angeboten und e-Learning.