Der kontinuierliche Verbesserungsprozess in 12 Phasen
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess – was ist das?
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess ist eine Methode, um Prozesse und Abläufe in Unternehmen oder Organisationen ständig zu verbessern. Diese Methode muss von der Unternehmensführung gewollt und gefordert werden und bestenfalls sämtliche Mitarbeiter bei der Umsetzung beteiligen. Der KVP ist niemals abgeschlossen, sondern wird zyklisch immer wieder angewandt. Das Grundprinzip besteht aus Beobachtung und Analyse der betrieblichen Abläufe und Vorschlägen der jeweils an diesen Vorgängen beteiligten Mitarbeiter zur Verbesserung sowie deren Umsetzung und Neubeurteilung.
Zur Geschichte des KVP
In den 1950er Jahren begannen japanische Unternehmen, allen voran Toyota, die Lebens- und Arbeitsphilosophie Kaizen zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe zu integrieren. Kaizen bedeutet soviel wie „Wandel zum Besseren“. Gemeint ist damit die kontinuierliche Verbesserung bewährter Abläufe in kleinen Schritten (entgegen der plötzlichen Verbesserung durch fortschrittliche Neuerungen). Höchste Kundenzufriedenheit garantiert wirtschaftlichen Erfolg und wird durch höchste Qualität der Produkte und Dienstleistungen erreicht. Also müssen diese ständig verbessert werden.
Entscheidend ist hierbei die Einbeziehung aller im Unternehmen beteiligten Personen: Mitarbeiter und Führungskräfte. Dies war damals tatsächlich eine komplett neue Sichtweise. Arbeitskräfte waren zuvor oft nur jederzeit austauschbare Posten in der Bilanz. Jetzt wurden die Mitarbeiter und deren Motivation zu einem wesentlichen Faktor des Erfolges eines Unternehmens. Schließlich kennen Sie sich ja am besten mit sämtlichen Prozessen der Fertigung aus und sind in der Lage, konkrete und sinnvolle Verbesserungsvorschläge einzubringen.
Toyota jedenfalls gelang es (unter anderem) mit dieser Methode, die Qualitätsstandards und die Produktionsraten ihrer Autos so weit zu erhöhen, dass diese international nicht nur konkurrenzfähig, sondern auch zu einer begehrten Marke wurden.
Ab den 1980er Jahren begannen auch die europäischen und amerikanischen Firmen der Automobilindustrie verstärkt, diese Methode zur kontinuierlichen und nachhaltigen Qualitätsverbesserung nachzuahmen.
Seit den 1990er Jahren ist der KVP Teil der Unternehmenskultur vieler deutscher Unternehmen geworden. Mitarbeiter in sogenannten KVP-Teams spüren dabei die Verbesserungspotentiale, zuerst nur in Fertigung und Montage, mittlerweile aber in sämtlichen Bereichen eines Unternehmens, auf. Die angewandte Methode orientiert sich an dem PDCA-Zyklus.
In der DIN EN ISO 9000 wird die kontinuierliche Verbesserung als einer der „sieben Grundsätze des Qualitätsmanagements“ definiert. Die DIN EN ISO 9001:2015 ist von ihrem Grundaufbau (der High Level Structure) von dem PDCA-Zyklus abgeleitet. Zur Erlangung einer Zertifizierung nach EN ISO 9001 müssen unter anderen die Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung und deren regelmäßige Anwendung und Überwachung erklärt sowie dokumentiert werden.
Methoden für den KVP
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess bedeutet das Verbessern durch einen konsequenten Weg der kleinen Schritte. Die Voraussetzung ist der unbedingte Wille durch die Unternehmensführung und die Einbeziehung und Motivation sämtlicher Mitarbeiter in diesen Prozess. Im Mittelpunkt des KVP steht die Kundenzufriedenheit. Alles, was keinen Wert für den Kunden und/oder dessen Zufriedenheit hat, ist auf Verschwendung hin zu untersuchen. Diese gilt es zu identifizieren und abzuschalten.
Aber weitergehend wird heute der KVP gesamtheitlich, alle Unternehmensbereiche erfassend, angewandt, beispielsweise in den Bereichen Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit. Dieser Prozess ist nie zu Ende und beginnt regelmäßig von vorn.
In der Praxis werden in Unternehmen jährliche Audits der eingesetzten KVP-Teams abgehalten. Diese analysieren die Probleme in ihren Bereichen und unterbreiten Verbesserungsvorschläge. Dabei nutzen sie folgende Herangehensweise:
- Was soll verbessert werden?Finden und abgrenzen des Prozesses/Bereiches/Ablaufs
- Wie ist es jetzt? Wie soll es sein?
Erhebung von Kennzahlen, Ist- und Soll-Zustand - Welche Probleme verursachen die Differenz zwischen Ist- und Soll- Zustand?
Beschreibung der Probleme - Was für Folgen haben die Probleme?
Welche Kosten, welchen Zeitverlust usw. - Was verursacht die Probleme?
Analyse - Welche Lösungsvorschläge gibt es?
Teamarbeit durch Brainstorming usw. - Welche Lösungsidee ist die beste?
Bewertung der Vorschläge - Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden?
Aufwand/Nutzen-Rechnung - Die Ergebnisse werden den Entscheidern vorgestellt
Die konkreten Maßnahmen werden beschlossen - Wer tut was, wann, mit wem und was kostet es?
- Die Maßnahmen werden umgesetzt
- Der Erfolg der Maßnahmen wird überprüft
Diese Methodik ist direkt von dem PDCA-Zyklus (auch Demingkreis genannt) abgeleitet.
Der PDCA-Zyklus
Der (niemals abgeschlossene, sich immer wiederholende) PDCA-Zyklus meint das Beobachten von Prozessen, das Analysieren von Schwachstellen und die Entwicklung von Lösungen zur Verbesserung in vier Schritten. PDCA steht für: Plan, Do, Check, Act. Im Deutschen wären das: Planen, Umsetzen, Überprüfen, Handeln.
- Plan
Erkennen von Verbesserungspotential, Analyse des Ist-Zustandes, Entwickeln eines Konzeptes zur Verbesserung - Do
Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen - Check
Überprüfen und bewerten der Resultate - Act
Überprüfung und ständige Kontrolle der vorgenommenen Verbesserungen (Audits), Standardisierung bei Zielerfüllung, Neuplanung bei Nicht-Erfüllung
Umgemünzt auf die 12 Schritte der KVP-Methodik wären die Schritte 1 bis 10 zugehörig zu Phase Plan, der Schritte 11 zur Phase Do, Schritt 12 der Phase Check zugeordnet. Die Phase Act schließt gleich danach an und entspricht wieder den Schritt 1 usw. Zudem ist der PDCA-Zyklus Bestandteil der Normenfamilie DIN EN ISO 9000, ISO 14000 und anderer.
