Effiziente Vereinheitlichung der Prozesse mit sycat bei der Diakonie Erzgebirge

Die Diakonie Erzgebirge, als gemeinnützige Organisation im Gesundheits- und Sozialbereich, hatte das Ziel, die internen Prozesse zu vereinheitlichen und ihre Effizienz bei der Umsetzung zu steigern.

Um dieses Vorhaben erfolgreich umzusetzen, wurde ein Projektteam aus unterschiedlichen Bereichen der Diakonie Erzgebirge gebildet mit dem Ziel, die bestehenden Prozesse zu analysieren, Optimierungspotenziale zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Vereinheitlichung der Prozesse einzuführen.

Als ersten Schritt wurde ein Lastenheft für eine Prozessmanagementsoftware erstellt. Folgende Anforderungen waren u.a. im Fokus des Lastenheftes:

• Aus einem etablierten QM-System ein ganzheitliches, bereichsübergreifendes, integriertes Managementsystem schaffen.
• Klare Zuordnung der Aufbauorganisation (Organigramm, Rollen & Gruppen) zur Ablauforganisation (Prozesse) sicherstellen.
• Umsetzung einer einheitlichen Softwarelösung für die Veröffentlichung, Weiterentwicklung und Schulung von Dokumenten und Prozessen der Diakonie Erzgebirge.
• Einheitliche, standardisierte, standortübergreifende Prozessabläufe mit den zugehörigen Informationen/Dokumenten in den Bereiche Altenhilfe, Behindertenhilfe, Kinder- und Jugendhilfe, offene Sozialarbeit und zentrale Dienste den Mitarbeitenden zur Verfügung stellen
• Mobiles Unterweisen und Qualifizieren (unabhängig von Zeit und Ort) sicherstellen
• Auditgerechte Dokumentation der erfolgten Schulungen und Unterweisungen bereitstellen

Nachdem sich die Diakonie Erzgebirge für die Software sycat IMS entschieden hatte, durften wir beratend zur Seite stehen, um bei Fragen, Herausforderungen und der Umsetzung von Best Practices, im Projekt zu unterstützen.

Projektschritte, die bereits gemeinsam durchlaufen wurden

Projektplanung

Im Projektteam wurde der genaue Projektumfang mit Zielen und Zeitplan festgelegt. Ein detaillierter Projektplan, mit Meilensteinen, wurde erstellt. Termine zur Prozessanalyse wurden definiert und den Ansprechpartnern der Bereiche frühzeitig mitgeteilt.

Daten- und Prozessaufnahme

Hier arbeitete das Projektteam eng mit ausgewählten Mitarbeitenden der beteiligten Bereiche zusammen, um alle relevanten Daten und Prozesse zu erfassen. Hierbei wurden die aktuellen Arbeitsabläufe analysiert, Schwachstellen identifiziert und Verbesserungspotenziale ermittelt. Ziel war es hier immer einen einheitlichen, standortübergreifenden Prozess, je Bereich, zu stellen.

Anwendung der Software

Basierend auf den ermittelten Anforderungen wurde in der sycat IMS Software ein Prozessmodell mit entsprechenden Unterebenen bereichsspezifisch aufgebaut. Hier wurden nach und nach die erarbeiteten Prozessgrafiken, mit Verantwortlichkeiten und anderen relevanten Informationen und Dokumenten zugeordnet.

Über ein Rechtekonzept wurde sichergestellt, dass der Mitarbeitende nur die Informationen über das sycat IMS-Portal erhält, die er für seine tägliche Arbeit braucht. Selbstverständlich ist auch gewährleistet, dass über einen „Benutzerwechsel“ alle bereichsübergreifenden Informationen dem Mitarbeitenden zur Verfügung stehen können.

Vorstellung der Software (Projektmarketing)

Bevor die Mitarbeitenden im Umgang mit der Software sycat IMS geschult wurden, hat eine Infoveranstaltung im Rahmen des Projektmarketings stattgefunden. Hier konnten sich alle interessierten Mitarbeitenden vom Mehrwert des sycat IMS- Portals überzeugen.

Besonders gut angekommen sind hier:

• die neue, moderne Benutzeroberfläche vom sycat IMS Portal
• die Suchfunktion, die auf alle Schlagwörter reagiert und mit wenigen Klicks zum Ziel kommt
• die übersichtliche Struktur und Aufteilung aller Fachbereiche in Ihren Handlungsfeldern
• die automatische Benachrichtigung bei neuen oder geänderten Dokumenten

Pilotphase

In einer Pilotphase wurden ausgewählten Mitarbeitenden, die aufgenommenen Prozesse mit seinen Dokumenten über das sycat IMS-Portal zur Verfügung gestellt. Dabei wurden Feedback und Erfahrungen gesammelt, um eventuelle Anpassungen vorzunehmen, um die Inhalte weiter zu optimieren.

Roll-out und Schulung aller Mitarbeiter

Nach erfolgreicher Pilotphase wurden die Prozesse, samt Dokumente, allen Mitarbeitenden über das sycat IMS-Portal zur Verfügung gestellt. Alle Mitarbeitende erhalten Schulungen, um sicherzustellen, dass sie das sycat IMS-Portal auch effektiv nutzen können. Dabei wird auch die Bedeutung der Prozessvereinheitlichung und die Vorteile für die Organisation vermittelt.

Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Nach der Einführung des sycat-IMS Portals wurden die Prozesse kontinuierlich überwacht und bewertet. Das Projektteam analysiert aktuell die Leistung der Prozesse, sammelt Feedback der Mitarbeitenden und identifiziert mögliche Verbesserungspotenziale. Auf dieser Grundlage werden kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen implementiert, um die Prozesse weiter zu optimieren.

Neue Softwarelösung und Prozessvereinheitlichung für mehr Effizienz und Transparenz

Durch die Implementierung einer einheitlichen Softwarelösung und die Vereinheitlichung der Prozessabläufe wird die Diakonie Erzgebirge in der Lage sein, effizientere Abläufe zu realisieren, eine bessere interne Kommunikation sicherzustellen, den Zugriff auf Dokumente und weitere Informationen zu erleichtern und verbindliche Schulung und Unterweisung zu gewährleisten. Darüber hinaus wird die klare Zuordnung von Aufbauorganisation zur Ablauforganisation die Transparenz und Effektivität der Prozesse verbessern und ein integriertes Managementsystem schaffen.

Die Erfolgsgeschichte der Diakonie Erzgebirge soll als Vorbild für andere Organisationen im Gesundheits- und Sozialbereich dienen, die ähnliche Herausforderungen bewältigen möchten. Durch das Engagement aller Beteiligten konnte die Diakonie Erzgebirge ihre internen Prozesse optimieren und damit ihre Leistungsfähigkeit und Qualität steigern.

Die Diakonie Erzgebirge wird sich in den nächsten Monaten mit der Einführung von sycat eLU befassen. Hierzu wird es, nach erfolgreichem Abschluss, einen weiteren Erfahrungsbericht an dieser Stelle geben.