Qualitäts­ma­nage­­ment mit System: Prozesse, Wissen, Dokumente

Die grundlegenden Bausteine eines Unternehmens sind die Geschäftsprozesse. Deshalb setzen alle erfolgreichen Maßnahmen zur Qualitätssicherung und -verbesserung an ihnen an. Die übersichtliche Darstellung der Prozesse nach OPD-Notation in Swimlanes ermöglicht ein Höchstmaß an Transparenz und Interaktivität. So werden jedes mitgeltende Dokument, aber auch IT-Systeme, Normkapitel, Risiken und Schwachstellen direkt mit dem jeweiligen Prozessschritt verknüpft.

Als unterweisungspflichtig gekennzeichnete Dokumente aus der Dokumentenlenkung werden zusammen mit dem Verteilerkreis direkt den Teamleitern oder Verantwortlichen zugewiesen. Diese erhalten eine Benachrichtigung in ihrem Dashboard. Zusätzlich wird auch noch per E-Mail informiert.

Eine entsprechende Schulung für dieses Dokument zu organisieren ist dann nur ein Kinderspiel: Aus einer Menge an unterstützten Formaten kann der Verantwortliche innerhalb von Minuten und sehr intuitiv interaktive Videos, Hotspot-Grafiken, Drag & Drop-Sets, Wahr/Falsch- oder Multiple Choice-Quizze und vieles mehr erstellen und als Kurs oder Unterweisung dem Verteilerkreis zukommen lassen.

Natürlich können auch jederzeit eigene Schulungen oder Kurse gebaut, zugewiesen und online gestellt werden oder schon fertige Unterweisungen und E-Learning -Inhalte als SCORM Paket eingestellt werden.

Aktualität und Verbindlichkeit sämtlicher Dokumente werden mit einem integrierten und individuell anpassbaren Freigabe- und Lenkungsworkflow gewährleistet. So werden die Dokumente nicht nur gesetzes- und normkonform archiviert, sondern auch automatisch und immer nachvollziehbar versioniert und adressiert verteilt. Damit sind Reviews und Audits ein Kinderspiel.

Mit sycat erstellen Sie mit wenigen Handgriffen Ihre Auditplanung und legen die verschiedenen Stationen des Audits fest. Dabei greifen Sie auf alle Stammdaten (Orgeinheiten, Mitarbeiter, Rollen) zurück. Bei Beendigung der Planung werden alle Ansprechpartner der auditierenden Bereiche automatisch per E-Mail informiert. Sie können im Audit Management direkt auf vorhandene Prozesse und Dokumente im sycat IMS Portal verweisen oder Fragenkataloge der Planung hinzufügen.

Die einfache Bedienbarkeit, eine moderne und intuitive Oberfläche sowie persönliche Dashboards laden alle Mitarbeiter ein, ihre Fähigkeiten und ihr Engagement zum Nutzen des Unternehmens im Sinne gelebten Qualitätsmanagements einzusetzen.

So findet sich jede Information in Sekundenschnelle, entweder in unterschiedlichen Sichten nach Dokumentenart, über eine schnelle und konfigurierbare Volltextsuche oder direkt aus den interaktiven Prozesslandkarten heraus. Aber auch über weitere Funktionen, wie etwa Maßnahmen und Aufgaben oder elektronische Unterweisungen und Lernmanagement, werden die Mitarbeiter gezielt innerhalb des Systems angesprochen und abgeholt.