Prozesse modellieren, harmonisieren, optimieren 

Für die ganzheitliche und optimale Prozessgestaltung können im Process Modeller von sycat sämtliche Details, wie Dokumente, Arbeitsschritte, IT-Systeme, Normkapitel, Daten, Potentiale, Risiken und Verbesserungsmaßnahmen den einzelnen Prozessabschnitten zugeordnet werden.

Damit ist der Weg geebnet für eine unternehmensweit und standortübergreifende Prozesskonsolidierung und -standardisierung und der Erfüllung der Normforderungen aus DIN EN ISO 9001:2015 und sämtlicher anderen Regelwerke mit High Level Structure.

Im Verbund mit dem IMS Portal von sycat ONE können die modellierten Prozesse und zugehörigen Dokumente direkt und personifiziert allen Mitarbeitern im Unternehmen zugänglich gemacht werden. Mit der Erweiterung „Maßnahmen- und Aufgabenmanager“ werden bei im Process Modeller an Schwachstellen hinterlegte Maßnahmen direkt als Aufgaben an die Verantwortlichen weitergeleitet.  Mit sycat eLU können darüber hinaus auch noch Unterweisungen zu Prozessen direkt verteilt werden.

So wächst sycat ONE mit den Anforderungen an Ihr Prozess- und Qualitätsmanagement hin zum unternehmensweiten digitalen integrierten Managementsystem.

Das IMS Portal beinhaltet einen workflowgesteuerten Freigabeprozess für die Neuerstellung, das Ändern und das Zurückziehen von Dokumenten und Prozessen. Dank seiner Flexibilität passen Sie ganz einfach den Workflow an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an und nicht umgekehrt.

Im Rahmen der Dokumentenarten können Sie die Verantwortlichkeiten für den Freigabeprozess flexibel ausgestalten und so die individuellen Gegebenheiten der Organisation für Erstellung, Prüfung, Freigabe und Revision berücksichtigen. Die Dokumente werden beim Erstellen, Prüfen oder Ändern automatisch mit Lenkungsdaten befüllt. Übrigens sind in sycat ONE auch Mehrfachzuordnungen von Dokumenten zu Dokumentenarten möglich.

Sämtliche Beteiligte eines Lenkungslaufes werden automatisch über Änderungen informiert und können die Prüfungen oder Freigaben sofort innerhalb und sogar außerhalb der IMS Portal-Umgebung vornehmen. Die Bereitstellung von Vorlagen und Templates, die direkte Bearbeitung aus der Anwendung heraus, automatische Revisionsüberwachung sowie die Erstellung von Vergleichsdokumenten verschiedener Versionen machen den Workflow komplett.
Von der Erstellung über die Verteilung bis zur Archivierung – Ihr Lenkungslauf ist mit dem IMS Portal immer nachvollziehbar und revisionssicher.

Die Dokumente sind nicht nur übersichtlich nach Dokumentenart sortiert, sondern lassen sich auch direkt aus den Prozessen heraus aufrufen oder über eine superschnelle Volltextsuche finden. Besonders häufig benutzte Dokumente können als Favoriten markiert werden. So wird sichergestellt, dass Qualitätsmanagement nicht nur eine Sache der Zertifizierung ist, sondern tatsächlich von jedem Mitarbeiter individuell gelebt werden kann.

Durch die durchdachten Nutzerrollen bekommt jeder Mitarbeiter im IMS Portal auch nur genau die für seine Arbeit relevanten Dokumente und Prozesse zu sehen. Über das persönliche Dashboard wird der jeweilige Mitarbeiter automatisch über alle geänderten und zu lesenden Dokumente und andere Neuigkeiten informiert und kann von hier aus bequem und schnell sämtliche Dokumente, VA, AA und Normkapitel sowie die übersichtlich modellierten Prozesse abrufen.

Ja. Bei jeder Änderung von Dokumenten wird automatisch ein Vergleichsdokument erstellt. Sämtliche Änderungen werden farblich hervorgehoben und sind auf einen Blick erkennbar. So kann sie jeder Mitarbeiter sofort erfassen, auch ohne das Dokument komplett zu lesen.

Um das volle Optimierungspotential der Geschäftsprozesse auszuschöpfen, können erkannte Schwachstellen und Risiken nicht nur den entsprechenden Prozessschritten zugeordnet werden. Darüber hinaus können Sie eine detaillierte Risikobewertung vornehmen und direkt Maßnahmen formulieren und entsprechende Verantwortlichkeiten definieren.

Mit der Erweiterung „Maßnahmen und Aufgabenmanager“ werden diese Maßnahmen sofort den entsprechenden Mitarbeitern als Aufgaben in das sycat IMS Portal gestellt.

Um Dokumente oder andere Informationen auch wirklich schnell „Griffbereit“ zu haben verlässt sich das IMS Portal nicht nur auf die übersichtliche Sortierung und Prozessorientierung. Mit Hilfe der leistungsfähigen Volltextsuche findet jeder Mitarbeiter in Sekundenschnelle genau das, was er sucht und braucht.

Um Mitarbeitern einen einfachen Einstieg in die komplexen Geschäftsprozesse zu erhalten, können Sie mit dem Process Modeller individuell gestaltbaren Prozesslandkarten des Unternehmens interaktiv mit den entsprechenden Teilprozessen verknüpfen.

So erlangt der User die größtmögliche Orientierung über die Organisation der Prozesse, indem er sich von der obersten Ebene bis in die gewünschten Elementarprozesse voranklickt, dabei aber immer die Beziehung zum Großen und Ganzen im Blick behält.

Übersicht ist die Voraussetzung für Transparenz und Erkenntnis. Deshalb werden Prozesse mit sycat seit 1988 in der revolutionären Swimlane-Darstellung modelliert. Sämtliche Prozessbeteiligte, deren Aktivitäten und Interaktionen sowie Schnittstellen zu anderen Prozessen sind anschaulich und auf einem Blick erfassbar dargestellt. Die Arbeitsabläufe, Aufgaben, die Rollenverteilung sowie die Rechte und Pflichten der Beteiligten können schnell erkannt und auf Optimierungspotential untersucht werden. Verschiedene Swimlanes lassen sich zu Pools zusammenfassen.

Durch die vordefinierten Modellierungskonventionen, wie etwa Notation in BPMN 2.0 oder OPD, aus denen einfach per Drag & Drop die entsprechenden Elemente auf den Swimlanes verteilt und verbunden werden, lassen sich auch komplexeste Prozessmodelle innerhalb kurzer Zeit realisieren. Mit kontextbasierten Quick-Shapes wird das Modellieren zudem noch effizienter und einfacher.

Das IMS Portal ist vor allem eins: Übersichtlich, aufgeräumt und ohne große Einarbeitung intuitiv benutzbar. Dank Volltextsuche, flexibler Dokumentenstrukturen, umfangreicher Filtermöglichkeiten und individueller Favoriten findet sich jede benötigte Information in Sekundenschnelle.