Koehler Paper Group: Aufbau eines IMS und Mitarbeiter-Portals

Die Koehler Paper Group (Papierfabrik August Koehler SE) steht für hochwertige Spezialpapiere in den Bereichen Thermopapiere, Feinpapiere und technische Spezialpapiere. Mit einem Umsatz von ca. 700 Millionen Euro und einem Absatz von über 500.000 Tonnen Papier, gehört die Koehler Paper Group zu den wenigen unabhängigen deutschen Unternehmen in der Papierindustrie. An vier Standorten, mit Stammsitz in Oberkirch und den Werken in Kehl, Greiz und Weisenbach, produzieren rund 1.800 motivierte Mitarbeiter Papiere mit modernster Technik.

Software von sycat:

• sycat IMS Portal mit Intranet-Startseite
• sycat Process Designer

Projekt von sycat:

• Aufbau eines prozessorientierten integrierten Managementsystems
• Mitarbeiter-Portal für gelenkte Informationen und Intranet-Funktionalität

Ein Portal für zielgruppenorientiertes Prozess- und Dokumentenmanagement

Die Ausgangslage bei der Koehler Paper Group – der KMS Bereich des „KIP“, wies eine Dokumentenstruktur mit abteilungs- und funktionsorientierten Grundlagen nach Bereichen auf, in der das Suchen und Finden spezieller Unterlagen langwierig und kompliziert war. Eine Suche ergab zu umfassende Ergebnisse und die allgemeine Handhabung und Funktionalität des DMS war verbesserungswürdig. Die Geschäftsprozesse wurden nicht grafisch visualisiert und dokumentiert. Bisherige Visualisierungen von Standards dienten lediglich der Illustration – Anweisungen enthielten unnötige Informationen (Prosa) und waren nicht mit aktuellen Prozessen verknüpft. Aufgrund der geringen Akzeptanz des Systems, ergaben sich Folgen bei der Revison, z.B. keine Gültigkeit von Dokumenten (abgelaufen) durch lokale Ablage von Dokumenten (eigenständige funktionsorientierte Archivierung).
Ein Projekt wird ins Leben gerufen

Auf dieser Grundlage der Ausgangssituation wurden folgende Projektanforderungen und -ziele als Projektauftrag des Koehler Paper Group Vorstands formuliert. Eine einheitliche Sichtweise auf alle Prozesse im Unternehmen strukturiert nach Führungs-, Kern- und Supportprozessen solle sichergestellt werden. Die einzelnen Bereiche erkennen, welche Prozesse bestehen, an welchen Prozessen sie beteiligt sind und für welche Prozesse sie verantwortlich sind – für ein noch besseres und nachhaltigeres Prozessverständnis. Die Schnittstellen werden identifiziert und können damit besser gesteuert werden. Der Umbau des funktionsorientierten Systems zu einem prozessorientierten Managementsystem, ohne die bestehende Organisationsstruktur zu verändern, war eine weitere Anforderung.

Die Definition von Anforderungen an die geeignete Software erfolgte über die Erstellung eines Lasten-/Pflichten heftes und orientierte sich vornehmlich an den bereits erarbeiteten Hauptanforderungen aus Workshops. Die Schwerpunkte der Anforderungen wurden wie folgt formuliert:

• Änderungshistorie, Revisionierung
• kontextsensitive Volltextsuche
• transparenter Normbezug
• zentrale Lenkung und Verteilung mit Nachverfolgung von Dokumenten
• hohe Zugriffsperformance
• Versionierung
• umfassendes Berechtigungskonzept
• bereichsübergreifende Prozesse und Dokumente mit optional hohem Detaillierungsgrad

Schlussendlich wurde die BPM Software sycat der sycat IMS in Hannover ausgewählt, da hier alle Anforderungen mehr als erfüllt wurden und zudem die Einführungsbegleitung über das angebundene Beratungsunternehmen proWert sichergestellt wurde.

sycat IMS begleitet seit über 30 Jahren Unternehmen und Organisationen auf dem Weg zum digitalen integrierten Managementsystem. Die mehrfach prämierten Softwarelösungen von sycat werden in mehr als 2.000 Unternehmen weltweit erfolgreich für die Prozessmodellierung und -optimierung sowie zum digitalen Dokumentenmanagement und für Mitarbeiter-Schulungen eingesetzt. Darüber hinaus bietet sycat mit dem eigenen Beratungsunternehmen proWert Consulting auch noch fundierte BPM-Beratung und Schulungen an. proWert Consulting begleitet den gesamten Veränderungsprozess von der Ermittlung, Planung, Kontrolle und Einführung bis hin zur erfolgreichen Realisierung individueller Projekte.

Standardvorgehen mit individualisierter Methodik

Die Quintessenz dieser Ausgangslage zusammen mit dem hieraus resultierendem Projektauftrag war die Entscheidung zur Restrukturierung des Systems – von der Funktions- zur Prozessorientierung. Es wurden zu Beginn Workshops mit Mitarbeitern aus der Verwaltung und Produktion durchgeführt, um die bestehenden Prozesse und hinterlegten Dokumente zu erfassen. Im Anschluß der Ermittlung von dem Verbesserungspotenzial wurden die neuen Anforderungen definiert. Zusammengefasst sind die Hauptanforderungen wie folgt formuliert worden.

• Schnellerer direkter Zugriff auf die für die Mitarbeiter relevanten und häufig genutzten Dokumente innerhalb den Ihnen zugeordneten Prozessen
• Zugriff auf eine bereichsübergreifende Dokumentation und Übersicht bestehender Dokumente zu relevanten Prozessen sowie Gliederung nach bereichsspezifischen Dokumenten
• Die Gültigkeit, Aktualität, Verbindlichkeit und ein Normbezug zu den Dokumenten/Prozessen muss sichergestellt werden

Zielgruppenorientiertes Prozess- und Dokumentenmanagement

Das KIP (Koehler-Informations-Portal) der Koehler Paper Group verweist aus dem Intranet heraus (KMS-Seite) auf den Bereich „Prozess- und Dokumentenmanagement“, über den der Mitarbeiter zu der sycat IMS Portal Startseite im Corporate Design der Koehler Paper Group gelangt. Hintergrund dieser Maßnahme der „Neutralisierung“ ist gewesen, den Mehrwert und die Akzeptanz der Mitarbeiter zu gewährleisten, das System als internes neues Instrument für mehr Information und Transparenz bei Prozessen sowie Dokumenten und nicht als neues externes „Tool“ wahrzunehmen.

Über den zentralen Zugang für alle Mitarbeiter sind relevante Prozesse und Dokumente personengebunden und bedarfsgerecht, sowie immer aktuell und verbindlich verfügbar. Mitgeltende Dokumente werden zur Kenntnis genommen oder aber Änderungen zur Aktualisierung vorgeschlagen. Somit entsteht ein nachhaltiges System, das sich mit einer eigenständigen Dynamik kontinuierlich verbessert.

Die Koehler Paper Group ist noch einen Schritt weiter gegangen. Sämtliche Werke wurden eingebunden und sind grafisch visualisiert auch über die Niederlassung anzuwählen. Zudem wurden Management Systemsichten zum Umwelt-, Notfall-, Qualitäts-, Informations-, Energie und Arbeitsschutzmanagement eingebunden. Über das zentrale Portal können zuständige Mitarbeiter der Koehler Paper Group die Aggregate (Maschinen) mit relevanten Produktionsdaten, Weisungen und Dokumentationen unmittelbar anwählen. Hierdurch wurde auch in Produktionsbereichen eine Akzeptanz – durch im Tagesgeschäft effektiven Mehrwert bei Mitarbeitern geschaffen, für die eine unmittelbare Einsicht in Prozesse irrelevant ist.

Die weitere Perspektive der Organisationsentwicklung bei der Koehler Paper Group

Innerhalb eines kurzen Zeitraums von zwei Jahren konnte das Prozessmanagement-Team der Koehler Paper Group ein neues nachhaltiges Prozessmanagementsystem einführen. Neben der Erfüllung der klassischen QM, QS und DIN Anforderungen an eine konsequente Prozessorientierung mit dem sycat Process Designer wurde über die Software sycat IMS Portal zusammen mit der Startseite gleichzeitig ein valides Prozess- und Dokumenten-Managementsystem geschaffen. Somit können in Zukunft niederlassungsspezifische und -übergreifende Prozesse und Dokumente – stets aktuell und verbindlich – relevanten Zuständigkeiten verfügbar gemacht werden. Ebenfalls konnten spezielle Verfahrensanweisungen und Sicherheitsrichtlinien, unabhängig von der Benutzerberechtigung, den jeweiligen Maschinen und Aggregaten der einzelnen Standorte zugeordnet werden. Gleichzeitig wurde mit dem Managementsystem, neben der Grundlage für die kontinuierlichen Verbesserungsprozesse, die Anforderungen der aktuellen DIN ISO 9001:2015 – durch umfassende Prozesskenntnisse (Input/Output) – bereits in den Ansätzen erfüllt.

Die Koehler Paper Group betrachtet die Zukunftsfähigkeit des Systems sehr positiv und schätzt das Potenzial einer flexiblen Erweiterbarkeit und Ausbaufähigkeit.

Das sycat IMS Portal beinhaltet einen Freigabe- und Lenkungsprozess für die Neuerstellung, das Ändern und das Zurückziehen von Dokumenten und Prozessen. In dieser Anwendung können die Anwender im Rahmen der Dokumentenarten die Verantwortlichkeiten für den automatisierten Freigabeprozess flexibel ausgestalten und so die individuellen Gegebenheiten der Organisation für Erstellung, Prüfung, Freigabe und Revision berücksichtigen.