Alle Normen und Regeln in einem integriertem System

Alle Regelwerke in einem zentralen und skalierbaren System zu führen ist nachhaltig, ressourcenschonend und bündelt Verantwortungen.

Die konsequente Orientierung an den Geschäftsprozessen und die High-Level-Structure vieler Normen schafft einen ganzheitlichen Management-Ansatz. Damit ist die Aufnahme einer neuen Norm oder eines neuen Regelwerks (beispielsweise Informationssicherheit nach DIN EN ISO / IEC 27001) dank ähnlicher Strukturen einfach, da sie nur eine Ergänzung des bestehenden Managementsystems darstellt. Die Anzahl der zu verwaltenden und zu lenkenden Dokumente und Informationen werden somit erheblich reduziert.

Sämtliche Dokumente und Informationen für alle Normen und Regeln befinden sich in einem zentralen System, und zwar immer in der aktuell geltenden Version. Der Aufwand für Audits, Neu- und Re-Zertifizierungen sinkt also deutlich.

Die Bereitstellung sämtlicher Informationen über ein leicht zugängliches Mitarbeiter-Portal sorgt darüber hinaus für Akzeptanz im Unternehmen.

Sämtliche aktuellen Normen der ISO-Reihe sind dank ihrer High-Level-Structure gleich aufgebaut und bieten damit eine sehr gute Voraussetzung, auch im selben Managementsystem geführt zu werden. Dies spart nicht nur Zeit und Ressourcen beim Management, sondern erleichtert auch erheblich interne und externe Audits.

Der immer gleiche Aufbau gliedert jede Norm in 10 Abschnitte:

1. Anwendungsbereich
2. Normative Verweisungen
3. Begriffe
4. Kontext der Organisation
5. Führung
6. Planung
7. Unterstützung
8. Betrieb
9. Bewertung der Leistung
10. Verbesserung

Qualität, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Umweltmanagement, Informationsschutz – Das alles sind höchst unterschiedliche Managementbereiche mit jeweils anderen Verantwortlichen, Prüfern und eigenen Zertifizierungen. Jedoch haben diese Bereiche eines gemeinsam: Sie wirken jeweils an bestimmten Unternehmensprozessen und auf die dort beteiligten Organisationseinheiten.

Seit Ende der 1980er Jahre setzte sich in den westlichen Industrienationen mehr und mehr ein ablauforientierter Ansatz in der Unternehmensführung durch. Nicht mehr die Hierarchie der Abteilungen und deren Abhängigkeiten, sondern der Fluss der Geschäftsprozesse durch die Organisationsstruktur hindurch kam in den Fokus. Daraus entwickelte sich das moderne Prozessmanagement mit eigenen Notationen, wie etwa BPMN. Mit entsprechenden Softwarelösungen lassen sich damit nicht nur Prozesse visualisieren und optimieren, sondern diese auch direkt mit Informationen, wie Arbeitsschritten, Verfahrensanweisungen, IT-Systemen, Dokumenten und eben auch Normmodulen verknüpfen. Die eigentlichen Dokumente und Informationen werden mittels eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems aktuell gehalten, versioniert, archiviert und adressiert im Unternehmen gelenkt. Ein solches Zusammenspiel zwischen Prozess- und Dokumentenmanagementsystem ist ein prozessorientiertes System.

Spätestens seit der Revision der Qualitätsnorm DIN EN ISO 9001:2015 sind viele gängige Normen und Regelwerken nach einer High-Level-Structure aufgebaut und somit für die Integration in ein prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem geeignet.