Modernes digitales Management

Never change a running system?

In Zeiten starker Nachfrage und guter Marktpreise, wenn die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens begehrt sind, reicht es aus, die Prozesse so zu handhaben „wie es schon immer gemacht wurde“.

Die Auftragsbücher sind voll, die Prozesse etabliert, der Laden brummt und jeder hat alle Hände voll zu tun. Kein Wunder, dass da die Entwicklung langfristiger oder alternativer Strategien und Optimierungsmaßnahmen hintenansteht. Ein aktuelles, aber nicht das einzige Beispiel dafür ist das Thema Dieselmotor.

Das Unternehmen so gehandelt haben ist verständlich und völlig in Ordnung, wenn sie zeitgleich ihre „Kriegskasse“ für sich ändernde Bedingungen gefüllt und schon frühzeitig in die Infrastruktur zu einer modernen Unternehmensführung investiert haben. Allerdings haben auch viele Unternehmen auf solche modernen Managementsystem verzichtet oder ihm nur eine Alibi-Rolle zugestanden, „damit das QM ruhiggestellt ist“.

Die einzige Konstante ist die Veränderung

Doch wie sieht der Markt zurzeit aus? Drohende Handelskriege, Brexit, Digitalisierung, der beginnende Abschied vom Verbrennungsmotor, Emissions-Sanktionen – dies sind alles Schlagworte, die weltweit bestehende Produktions- und Logistikabläufe in Frage stellen. Zudem sind die Optimierungspotentiale durch niedrige Lohnkosten im In- und Ausland weitgehend ausgeschöpft und weiteres Preisdumping führt zu schlechterer Qualität und geringerem Ertrag.

Aber einige Unternehmen können sich besser auf geänderte Marktlagen einstellen als andere. Woran liegt das?

Wer ist der Schnellste?

Erfolgreich sind häufig Unternehmen, die ihre Prozesse gut dokumentiert haben und diese aktiv bei der Neugestaltung der eigenen Produkte und Dienstleistungen anwenden können. Die das Wissen, wie etwa neue Arbeitsanweisungen, digital verteilen können und bei denen alle relevanten Mitarbeiter aktiv in den Informationsfluss eingebunden sind. Die in Echtzeit die Qualifikation ihrer Mitarbeiter einschätzen und ausbauen können, um schnell das Know-how für neue Strategien und Prozesse aktivieren zu können.

Kurz: Erfolgreich sind die Unternehmen, die über ein modernes digitales Managementsystem verfügen und dies auch einsetzen.

Das digitale Managementsystem

Management bedeutet die Organisation, Vorbereitung und Durchführung von Entscheidungen. Da die aber sämtliche Aspekte in einem großen Unternehmen – Struktur und Aufbau, Informationsfluss, rechtliche Bedingungen, soziale Aspekte sowie die Marktlage in einer globalisierten Welt – unendlich komplex sind, braucht es ein geeignetes Managementsystem, welches über wirklich vollkommen alle Informationen verfügt und diese jederzeit und superschnell bereitstellt. Also digital.

In der Praxis werden in den meisten Unternehmen viele getrennt Managementsysteme gleichzeitig geführt. Allerdings ist seit etwa 20 Jahren der Trend zur Fusion von Managementsystemen erkennbar. So etwa beim integrierten Managementsystem, das beispielsweise das Qualitäts-, Umwelt,- und Arbeitssicherheitsmanagement in einem System vereint.

Diese Fusion setzt sich, dank der immer schneller und umfassender werdenden Informationstechnologie, immer weiter fort und verbindet mehr und mehr Bereiche in einem System. Voraussetzung dafür ist natürlich eine hohe Standardisierung und ein modularer Aufbau.

Zugrunde liegt eine Anwendung, die jeden Mitarbeiter, zu jeder Zeit, an jedem Ort und ohne große technische Hürden erreicht, die um die entsprechenden Module jederzeit erweiterbar ist und die den rechtlichen und betrieblichen Anforderungen hinsichtlich Daten- und Geheimnisschutz vollkommen genügt.

Die Bestandteile des digitalen Managements

Da das Managementsystem modular ausbaubar ist (sein muss!), sind die einzelnen Bestandteile natürlich nicht komplett aufzählbar. Aber dies ist ja auch ein wesentliches Merkmal: Um auf sich ändernde Bedingungen schnell und optimal reagieren zu können, muss das System flexibel und damit immer „modern“ sein.

• Prozessmanagement
• Dokumentenmanagement
• Maßnahmen- und Aufgabenmanagement
• Qualifikationsmanagement
• Schulungs- und Lernmanagement
• Integriertes Managementsystem
• Qualitätsmanagement
• Umweltmanagement
• Sicherheitsmanagement
• Datenschutz
• Branchenspezifische Managementsysteme
• Gesundheitsmanagement
• Compliancenmanagement
• Risikomanagement
• Automatisierte Workflows
• …

Prozessmanagement

Aufnahme, Beschreibung und Visualisierung der Geschäftsprozesse zur Analyse, Optimierung, Steuerung und Standardisierung der operativen Abläufe.

Die Geschäftsprozesse eines Unternehmens sollten nach bewährten Konventionen modelliert werden. Die Darstellung in Swimlanes ist beispielsweise äußerst übersichtlich und transparent, erlaubt aber auch automatisch Prozessablaufbeschreibungen in Textform.
Interaktive Prozesslandkarte – von den Kernprozessen bis zu den detaillierten Teilprozessen

Über interaktive Prozesslandkarten können auch ungeschulte Mitarbeiter intuitiv Aufbau und Abläufe erkennen und interaktiv von den Kern- zu den detailliert beschriebenen Teilprozessen klicken.

Modellierte und gemanagte Prozesse sind leicht zu beherrschen, zu optimieren, zu reproduzieren, zu vermitteln, zu ändern und zu standardisieren.

Dokumentenmanagement

Verteilung, Lenkung und Archivierung sämtlicher Dokumente (AA, VA und andere Informationen), die für das Qualitäts- und andere Managementsysteme (z. B. Umwelt, Sicherheit, Datenschutz, Gefahrstoff) relevant sind.

Merkmale:

• Prozessorientierung (die Prozesse sind grundlegend. Alle Informationen sind ihnen beigefügt und verknüpft.)
• Bereitstellung und Verteilung sämtlicher Information im Unternehmen
• Immer aktuelle und verbindliche Informationen
• Abbildung der Organisationsstruktur und Nutzerrollen zur gezielten Ansprache bis zum einzelnen Mitarbeiter (Abteilungen, Positionen, Teams, einzelne Mitarbeiter)
• Gelenkte Informationen durch Freigabe- und Lenkungsprozess
• Gezielte Verbreitung von wichtigen Informationen durch Lesebestätigung (kombinierbar mit Verständnisprüfung bei zu schulenden Dokumenten)
• Auditgerechte Archivierung
• Automatische Versionierung von Dokumenten
• Automatische Erstellung von Vergleichsdokumenten, um den Freigabe-Workflow zu erleichtern (Hervorhebung von Änderungen)
• Jeder Mitarbeiter hat leicht Zugang und immer zu seinen relevanten Informationen (Nutzerrollen, Browserbasierte Software, Intranet, Unterstützung mobile Endgeräte, Terminals usw.)
• Intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche, denn jeder soll es leicht, schnell und gern bedienen
• Schneller Zugang zu den benötigten Informationen durch intelligente Navigation und Sortierung und schnelle, parametrisierbare Volltextsuche
• Intranetfunktion zur Stärkung Corporate Identity und Erhöhung der Attraktivität für die Mitarbeiter
• Zukunftsfähig durch Updates (daher kommen nur Anbieter mit Reputation und Kompetenz in Frage)
• Modularer Ausbau um weitere Management-Bereiche

Vorteile:

• Immer aktuelle, verbindliche und gültige Informationen im gesamten Unternehmen
• Zentrale Speicherung aller Informationen
• gelebtes Qualitätsmanagement
• Zertifizierung und Audits sind ein Kinderspiel
• Informationen schnell und nachweisbar im Unternehmen verteilbar (Lesebestätigung)
• Bei Neueröffnung von Standorten oder bei Übernahmen lässt sich Information leicht und schnell reproduzieren

Information und Wissen sind die essenziellsten und wertvollsten Wirtschaftsgüter eines Unternehmens. Die allgemeine, ständige Verfügbarkeit und gezielte Verbreitung von verbindlichen Informationen für alle Mitarbeiter ist die Voraussetzung für eine schnelle Reaktion auf sich ändernde Marktbedingungen bei gleichzeitiger Gewährleistung von optimierten Arbeitsabläufen und der Herstellung von qualitativ hochwertigen Produkten und Dienstleistungen.

Maßnahmen- und Aufgabenmanagement

Erstellung, Planung, Delegation, Kontrolle und Dokumentation von Maßnahmen und Aufgaben im Unternehmen.

Ein persönliches Dashboard bietet jedem Mitarbeiter eine übersichtliche Sortierung aller anstehenden Aufgaben mit den wichtigsten Informationen auf einem Blick.

Um die Maßnahmen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) zu bewerten, werden diese einer Wirksamkeitsprüfung unterzogen.

Das Aufgabenmanagement läuft in der gleichen Anwendung wie das Prozess- und Dokumentenmanagement und ist für jeden Mitarbeiter zugänglich. Insellösungen sind mit einem modernen Managementsystem nicht vereinbar.

Ein firmenweit einheitliches Maßnahmen- und Aufgabenmanagement schafft garantierte Verbindlichkeit und hilft enorm bei der Optimierung von Abläufen bei gleichzeitiger Wahrung der Qualität.

Qualifikationsmanagement

Verwaltet, steuert und dokumentiert die Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeiter.

Merkmale:

• Ständig aktuelle Abbildung der Organisationsstruktur des Unternehmens
• Wahrung des Datenschutzes nach DSGVO
• Übersichtliche Anzeige der Fähigkeiten aller Mitarbeiter, sortierbar nach Abteilung, Bereich, Team, Position usw.
• Erstellung Qualifikationsmatrix
• Skalierbar, um die individuellen Fähigkeiten jedes Mitarbeiters realistisch auswerten zu können
• Leichte Erstellung von Berichten
• Auditgerechte Archivierung
• Kompatibel mit anderen Managementbereichen, beispielsweise Unterweisungs- und Schulungsmanagement (Lernmanagement, Weiterbildung)

Vorteile:

• Immer Überblick über den Kompetenz- und Wissensstand der Mitarbeiter im Unternehmen
• Potentiale und Missstände sind auf einem Blick erkennbar
• Schnell die für bestimmte Tätigkeiten oder Projekte benötigten Mitarbeiter bestimmbar
• Schulungsbedarf und individueller ist erkenn- und steuerbar
• Unterstützung der Personalplanung (Neu einstellen oder weiterbilden?)

Mit einem gut geführten Qualifikationsmanagement lassen sich in Echtzeit die Kompetenzen aller Mitarbeiter erkennen, Potentiale einschätzen und Schulungsbedarf aufdecken. Bei Umstrukturierungen oder geänderten Prozessen kann man sich so immer auf die Fähigkeiten der Mitarbeiter verlassen.

Schulungs- und Lernmanagement

Planung, Verteilung, und Durchführung von Unterweisungen, Schulungen und Weiterbildungen an alle Mitarbeiter sowie die rechtssichere Zertifizierung und Archivierung der Maßnahmen.

Jeder Mitarbeiter hat sein persönliches Dashboard, auf dem auf einem Blick sämtliche Pflichtunterweisungen und Schulungen sowie Weiterqualifizierungsangebote zu sehen sind.

Unterstützt werden vielfältige Lernmethoden, um die entsprechenden Inhalte auch wirklich optimal zu vermitteln und auch den Spaß beim Lernen aufrecht zu erhalten. (Lernmodul der Universum Verlag GmbH)

Schulungsverantwortliche können selber innerhalb kurzer Zeit und ohne große Einarbeitung eigene Schulungen und Kurse erstellen und an die entsprechenden Mitarbeiter oder Abteilungen verteilen.

Die Verantwortlichen haben immer kompletten Überblick auf den Qualifikations- und Lernstand ihrer Mitarbeiter und zahlreiche andere Statistiken.

Mit einem elektronischen Lernmanagementsystem kann ein Unternehmen sehr schnell auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren, indem es effektiv das Wissen, die Kompetenzen und Fähigkeiten seiner Mitarbeiter steuert.

Integriertes Managementsystem

Bündelt das managen sämtlicher angewandten Norm- und Regelwerke in einem System.

Merkmale:

Bündelung aller vorhandenen Norm- und Regelwerke in einem einzigen System, wie etwa:

• Qualitätsmanagement nach ISO EN DIN 9001
• Umweltmanagement nach ISO EN DIN 14002
• Sicherheitsmanagement nach OHSAS 18001
• Datenschutz nach DSGVO
• Branchenspezifische Normen
• Gesundheitsmanagement
• Compliancemanagement
• Risikomanagement
• …

Prozessorientierter Ansatz
Kompatibilität mit anderen Managementbereichen

Vorteile:

• Zentrale Speicherung aller entsprechenden Informationen und Dokumente
• Gewährleistung der Aktualität und Gültigkeit im gesamten Unternehmen
• Erleichterung beim Führen der einzelnen Bereiche – Prozessorientierung schafft dabei die „Schnittstelle“
• Erleichterung von Audits

Prozessautomatisierung

Aufnahme, Beschreibung und Visualisierung der Geschäftsprozesse zur Analyse, Optimierung, Steuerung und Standardisierung der operativen Abläufe.

JobRouter® ist eine flexible Digitalisierungsplattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Durch die Vernetzung aller Systeme und Fachabteilungen entsteht eine einheitliche und effiziente Arbeitsweise.

Mit integrierten Schnittstellen und Modulen beschleunigt JobRouter® Ihre Abläufe und ermöglicht eine umfassende Workflow-Automatisierung für dokumenten- und datenbasierte Prozesse.

Die Prozessautomatisierung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und ist ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation. Mit der richtigen Software, wie JobRouter®, können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen, dass Information das wertvollste Gut eines Unternehmens darstellt. Die Fähigkeit, aktuelles Wissen zu sammeln, zu speichern und jederzeit, schnell und adressiert zu verteilen, ist die Voraussetzung für ein Unternehmen, um sich schnell an ändernde Bedingungen anzupassen und neue Strategien zu entwickeln und in kürzester Zeit praktisch umzusetzen.

Die wesentlichsten Informationen sind dabei die genauesten und aktuellsten Kenntnisse über:

• die Geschäftsprozesse.
• die Qualifikationen der Mitarbeiter.

Die Geschäftsprozesse sind die grundlegendsten Bausteine der Wertschöpfung. Genaue Kenntnisse sind die Basis für Änderungen, Optimierungen, Standardisierung und Vermittlung. Sämtliche Informationen, die Prozesse betreffend, sind an genau an der Stelle verknüpft, wo sie wirken.

Die Mitarbeiter sind die Kräfte, die über die Fähigkeit verfügen, die Prozesse zu beherrschen, zu optimieren und in die Praxis umzusetzen. Genaue Kenntnisse über die Qualifikationen sind wiederum die Voraussetzung, das Wissen und Können zu kennen, zu planen und, mit Unterweisungen und Schulungen, aktiv zu steuern.

Des Weiteren bedarf es einer digitalen Infrastruktur, mit der sich diese Kenntnisse in Echtzeit:

• erheben lassen
• speichern lassen
• managen lassen (also gezielt beeinflussen und steuern lassen)
• adressiert verteilen lassen.

Dies alles ist die Aufgabe eines modernen digitalen Managementsystems. Diese Anforderungen gehen weit über ein herkömmliches integriertes Managementsystem hinaus, welches ja meist um das Qualitätsmanagement „herumgestrickt“ ist und damit nur in einem bestimmten Teil des Unternehmens zur Anwendung kommt.

Digitale Managementsysteme sind also ganz klar ganzheitlich ausgelegt und vereinen sämtliche Aspekte der Unternehmensführung in allen Bereichen und Abteilungen.

Unsere Lösungen für die digitale Transformation

Mit den modular aufgebauten Managementlösungen von sycat ONE decken Sie alle Bereiche Bereiche der prozessorientierten Unternehmensführung ab.

Mit dem sycat Process Modeller modellieren Sie schnell und einfach Ihre Geschäftsprozesse und verknüpfen diese mit sämtlichen zugehörigen Informationen. Schaffen Sie so die Basis für Optimierung und Verbindlichkeit.

Verteilen Sie adressiert alle Informationen unternehmensweit an Ihre Mitarbeitern mit dem sycat IMS Portal. Lenken Sie gezielt Dokumente und stärken Sie die die Identifizierung ihrer Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen durch die Intranetfunktionalität der sycat Startseite.

Erkennen Sie die Qualifikation Ihrer Mitarbeiter und steuern Sie sie gezielt mit elektronischen Schulungen, Unterweisungen und Weiterbildungsangeboten mit sycat eLU und der Qualifikationsmatrix. Erstellen Sie selbst Kurse im Handumdrehen oder buchen Sie Schulungen aus einem umfangreichen Katalog.

Managen Sie alle Aufgaben und die Maßnahmen aus dem KVP unternehmensweit mit einer Standardanwendung. Mit sycat MAM kann jeder Mitarbeiter schnell und einfach Aufgaben anlegen, delegieren und abarbeiten.

Alle Module von sycat ONE, plus zahlreiche Erweiterungen, sind aufeinander abgestimmt und ergänzen sich ausgezeichnet. So begleiten wir Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zum modernen digitalen Managementsystem.