Digitalisierung eines Managementsystems – Drei Szenarien & Lösungen

Sie führen noch kein digitales Managementsystem?
Finden Sie hier mögliche Vorgehen zur Digitalisierung Ihres Managementsystems!

Ihre Mitarbeiter wissen auf Nachfrage nicht wo dokumentierte Informationen zu finden sind und wenn doch, geht die Antwort in Richtung „Sehr unübersichtlich“ oder „kaum auffindbar“? In diesem Fall schafft ein digitalisiertes, integriertes Managementsystem Abhilfe.

Mit Beratungsleistungen der proWert Consulting sowie Software von sycat IMS helfen wir seit Jahrzehnten unseren Kunden, ein solches so reibungslos wie möglich im Unternehmen einzuführen. Nach Abschluss der Digitalisierung, stehen Ihren Mitarbeitern die gelenkten Dokumente und Informationen in einer zentralen Datenbank über ein firmeninternes Portal zur Verfügung. Jederzeit, aktuell und unternehmensweit verbindlich.

Bei unseren Kunden haben wir schon viele verschiedenen Ausgangssituationen vorgefunden Lassen Sie mich drei Beispiele skizzieren, bevor ich ein Einführungsbeispiel eines Systems darlege:

Beispiel 1- Dokumentenmanagement mit SharePoint:

• Gelenkte dokumentierte Informationen liegen auf einer internen SharePoint Seite ab und können von vielen verschiedenen Mitarbeitern ohne interne Prüfung und Freigabe verändert werden, da Sie im Originalformat vorliegen
• Die Prozesse sind in Word und/oder PowerPoint Dateien abgebildet und sind mit verschiedenen Symbolen erstellt worden, sodass es zu Problemen bei der Lesbarkeit kommt.
• Eine Integration oder Verknüpfung der Dokumente mit den Prozessen ist über Hyperlinks innerhalb des Share Points umgesetzt
• Eine normkonforme Änderung der gelenkten dokumentierten Informationen ist nur durch ein nicht standardisiertes und digitales Vorgehen möglich
• Jedem Mitarbeiter müssen die Rechte, je nach Abteilung und Rolle, für den SharePoint erteilt werden
• Die Suche direkt über den SharePoint führt dazu, dass den suchenden zu viele Ergebnissen angezeigt werden
• Der Zugriff über mobile Endgeräte ist sehr unübersichtlich

Beispiel 2 – Dokumente auf dem File Server:

• Die dokumentierten Informationen werden auf einem File Server als .pdf abgelegt
• Die Originaldateien (Word, Power Point, Excel, usw.) befinden sich auf einem weiteren File Server, welcher nur von den Mitarbeitern der zentralen Stelle/Abteilung und der IT aufgerufen werden können
• Eine „doppelte Verwaltung“ der Dokumente und Prozess ist durch die beiden File Server von Nöten
• Die Prozesse sind in verschiedenen Formaten erstellt worden (Word, PowerPoint und Visio)
• Eine Verknüpfung von Dokumenten und Prozessen ist weder vorhanden noch umsetzbar
• Gelenkt werden die dokumentierten Informationen durch einen langwierigen Emailverkehr zwischen den Mitarbeitern, den zuständigen Personen/Rollen (Ersteller, Prüfer, Freigeber) und der verantwortlichen zentrale Qualitätsmanagement Abteilung
• Der Zugriff auf den File Server wird von der IT-Abteilung für jeden Mitarbeiter vergeben
• Die Suche nach Dokumenten und Prozessen beschränkt sich auf die Titel der jeweiligen Dateien
• Der Zugriff mit einem mobilen Endgerät ist nur über das Einloggen auf dem Server möglich und von der IT untersagt

Beispiel 3 – Dokumente im „QM-Handbuch“:

• Die Dokumente und Prozesse werden ausgedruckt und unterschrieben in einem physischen Ordner abgelegt und befinden sich in einem Metallschrank im Büro des Qualitätsmanagements
• Verknüpfungen zwischen den grafisch dargestellten Prozessen und den Texten der weiteren gelenkten Informationen ist durch textliche Markierungen auf den Grafiken umgesetzt
• Gelenkt werden die dokumentierten Informationen durch die Mitarbeiter der Qualitätsmanagement Abteilung mit Hilfe eines ausgedruckten Laufzettels, der als Deckblatt der Information dient und die verantwortlichen Rollen aufzeigt
• Der Metallschrank mit den gelenkten dokumentierten Informationen ist für jeden Mitarbeiter im Raum des Qualitätsmanagements zugänglich
• Für die Produktion und die Montage werden weitere Kopien der Dokumente erstellt und in verschiedenen Ordnern an den Arbeitsplätzen der Produktions- und Montagemitarbeitern zur Verfügung gestellt. Nach Revisionsänderungen von Dokumenten oder Prozessen werden betroffene Dokumente ausgetauscht
• Eine Suche, sowie ein digitaler Zugriff auf die Informationen ist nicht gewährleistet

Das sind drei von vielen weiteren unterschiedlichen Ausgangssituationen, die wir bei unseren Kunden vorfinden. Um von einer der beschriebenen Vorgehensweisen zu einem integrierten digitalen Managementsystem zu gelangen, verfolgen wir in einem gemeinsamen Projekt die individuellen Ziele der Kunden und strukturieren das digitale Managementsystem kunden- und zielorientiert.

Digitale Zusammenarbeit und Vorgehensweise für ein interaktives Managementsystem

Nach der Abstimmung und Festlegung der Zielsetzungen für das neue integrierte und digitale Managementsystem werden unter Berücksichtigung der geplanten Projektlaufzeit die Arbeitspakete definiert, zeitlich eingeplant und an die verantwortlichen Projektmitglieder verteilt.

1. Zuerst wird die vorhandene Organisationsstruktur abgestimmt, analysiert und für das System vorbereitet, sodass die Struktur im System abgebildet werden kann. Damit wird das Ziel verfolgt, die gelenkten dokumentierten Informationen zukünftig Arbeitsplatz- oder Abteilungsbezogen zur Verfügung zu stellen. Nach Aufbau der Organisation im neuen System werden die Mitarbeiter, meist in Zusammenarbeit mit der jeweiligen IT-Abteilung, in die Stammdaten der sycat Datenbank eingelesen und in die geschaffene Organisationsstruktur eingeordnet. Die Mitarbeiter können nun mit einer Lizenz für das Portal ausgestattet und der Benutzerverwaltung hinzugefügt werden.

2. Als zweiten Schritt wird die individuelle Strukturierung der Dokumente für das neue System abgestimmt und im Nachgang im System hinterlegt. Dort müssen mögliche zukünftige Erweiterungen, eine eventuelle Mehrsprachigkeit und die Anzahl der gelenkten Dokumente beachtet werden. Des Weiteren berücksichtigen wir hier, dass die Systemvorteile der sycat Software von Anfang an genutzt werden. Standard-Zuständigkeiten der Dokumente, wie Verantwortliche, Ersteller, Prüfer und Freigeber, werden festgelegt, sowie Entscheidungen über die zukünftigen Lenkungsdaten und Automatisierungen von Abläufen getroffen.

• Sollen die Dokumente zukünftig einem automatisierten Revisionsintervall unterliegen?
• Werden die Dateien den Mitarbeitern als PDF oder im Original zu Verfügung gestellt?
• Wird die Erstveröffentlichung vom zukünftigen Dokumentenverantwortlichen vorgenommen oder kommt ein festgelegter Systembetreuer zum Einsatz?
• Wird ein automatisches Kurzbezeichnungssystem für die Dokumente bevorzugt?

3. Im Zuge der Abstimmung der Dokumentenstruktur werden auch Standards für Lesezugriffe sowie Benachrichtigungsziele bestimmt, sowie mögliche Standorte, sowie weitere inhaltliche Zusammenfassung über sogenannte Module eingepflegt.

4. Im Anschluss wird die vorhandene Prozessstruktur auf Aktualität und Übersichtlichkeit geprüft, sowie das Design unter die Lupe genommen. Sollte noch nie eine Strukturierung der Prozesse vorgenommen worden sein, wird eine übersichtliche Struktur abgestimmt. Darüber hinaus werden auch die bisherigen Prozessgrafiken auf Aktualität und Korrektheit geprüft.
Infolgedessen werden die sycat Modellierungskonventionen abgestimmt und niedergeschrieben, worauf folgend die neue Prozessstruktur und die ggf. überarbeiteten Grafiken in sycat modelliert werden. Einhergehend mit der Modellierung der Prozesse, mit ihren aufeinander folgenden Tätigkeiten, Events, Verzweigungen und der verbindenden Informationen können den Gesamtgrafiken und gleichermaßen den einzelnen Prozessschritten noch weitere wichtige Informationen und Funktionalitäten zugeordnet werden.

• Weiterführende Arbeitsschritte als Verfeinerung der einzelnen Prozessschritte
• Schwachstellen inkl. Lösungsmöglichkeiten und die zur Lösung führenden Maßnahmen, welche direkt im Portal verfolgt und umgesetzt werden können
• Chancen und Risiken
• genutzte IT-Systeme
• weitere inhaltliche Zusammenfassung über sogenannte Module
• Kennzahlen

5. Parallel zum Aufbau der Strukturen werden ggf. neue Dokumentenvorlagen erstellt, welche automatische Textbausteine beinhalten können (Ausgabedatum, Version, Ersteller, Prüfer, Freigeber usw.). Darüber hinaus werden auch die Dokumente auf Plausibilität und Gültigkeit kontrolliert. Die abgestimmten Dokumenteninhalte werden in die neuen Vorlagen kopiert und in sycat übertragen. Beim Upload der Dokumente werden diese mit den Standardwerten aus der Dokumentenstruktur automatisch angereichert.

6. Die übertragenen Dokumente können nun durch die sycat Funktionalität der „Zuordnung innerhalb der Systeminhalte“ den Prozessen, sowie den beschriebenen Tätigkeiten, zugeordnet werden.

7. Zu guter Letzt werden die dokumentierten Informationen, Dokumente und Lenkungsdokumente der Prozesse, mit einem ersten Änderungsstand inkl. Ausgabedatum und Versionsnummer ausgestattet und in das Portal veröffentlicht. Sobald dies passiert ist, stehen im Portal alle Informationen zur Verfügung. Alle Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit auf das mit Informationen gefüllte Portal zuzugreifen, welches mit einer Volltextsuche, sowie der Zugriffsmöglichkeit über mobile Endgeräte (Webseite mit Responsive Design) ausgestattet ist.

8. Die Lenkung der Dokumente und Prozesse kann nun webbasiert über den im Portal integrierten Lenkungslauf vorgenommen werden. Jeder Mitarbeiter der Zugriff auf das Portal erhalten hat, kann die vorhanden Informationen zur Änderung schicken, falls eine Änderung nötig sein sollte. Über die vorher zugeordneten Verantwortlichkeiten werden die richtigen Zuständigen Personen oder Rollen für die verschiedenen Aufgaben im Lenkungslauf vorgeschlagen.

9. Um das IMS Portal als integriertes Managementsystem zu erweitern, stehen zusätzliche Erweiterungen der sycat IMS GmbH zur Verfügung. Eine davon, ist die IMS Portal Startseite, welche individuell und kundenorientiert gestaltet und mit weiteren Informationen sowie Verlinkungen auf zusätzliche IT-System ausgestattet werden kann.

Fazit

In welcher Form Ihr Managementsystem auch existiert oder auf welche der oben gestellten Fragen Sie mit „Ja“ antworten können – mit der Unterstützung von sycat Software und uns, den Beratern der ProWert Consulting GmbH, haben Sie jederzeit die Möglichkeit Ihr bisheriges System zu einem digitalen, integrierten Managementsystem weiterzuentwickeln. Das Vorhalten sämtlicher digitalisierter Informationen inkl. der gelenkten und Nominativ benötigten Dokumentationen in einer zentralen und durchsuchbaren Datenbank kommt der gesamten Firma und allen Mitarbeitern zugute.