Was ist ein Flussdiagramm und was ist die Bedeutung der Symbole?

Modellierungsmöglichkeit Flussdiagramm (engl. Flowchart)

Projekte sollen reibungslos ablaufen, das ist ein erklärtes Ziel der meisten Unternehmen in den verschiedensten Größen. Im Prozessmanagement spricht man von Notationen – auch Modellierungssprachen – die bekanntesten sind BPMN, Swimlane-Darstellung, Flussdiagramm, Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) und Turtle-Diagramm.

Was ist ein Flussdiagramm?

Wer Prozessschritte oder einen Arbeitsablauf visualisieren möchte, nutzt in der Regel eine schematische Darstellung wie z. B. eine Prozesslandkarte, um die Vorgänge übersichtlich zu veranschaulichen bzw. über den gesamten Ablauf eines Prozesses Transparenz zu schaffen. Im Prinzip kann ein Flussdiagramm als erweitertes Schritt-für-Schritt-Diagramm ansehen werden, welches ein Problem, eine Aufgabe, einen Prozess, ein System oder einen Algorithmus beschreibt. Eine vereinfachte Organisationsprozessdarstellung (OPD) in „Swimlanes“ und dessen Ursprung wird hier kurz erläutert.

Bedeutung der Symbole für ein Flussdiagramm – Übersicht

Verschiedene Symbole innerhalb eines Flussdiagramms kennzeichnen die unterschiedlichen Prozesse und Entscheidungen. Gestartet wird mit dem Input und endet mit einem Output. Durch die bildhafte Darstellung einer Ablauforganisation in der Organisationsentwicklung können Prozesse nachvollzogen, analysiert und verbessert werden. Eine zwar sehr vereinfachte Darstellung des Prozessablaufs, dennoch wirkungsvoll.

• Pfeile zwischen textgefüllten Formen zeigen die Richtung der Ereigniskette an
• Textgefüllte Formen beinhalten die Aufgaben eines Prozesses
• Entscheidungspunkte beeinflussen den weiteren Ablauf

Prozess

Am häufigsten verwendetes rechteckiges Symbol für eine/n Tätigkeit/Prozessschritt

Start/Ende/Terminator

Ovales Symbol für den ersten und letzten Schritt des Prozesses

Teilprozess

Rechteckiges Symbol für eine Gruppe von Schritte, bei besonders komplexen Diagrammen als übergeordneter Prozessschritt

Entscheidung

Rautenförmiges Symbol für JA oder NEIN an einem Entscheidungspunkt, wonach der weitere Schritt folgt.

Alternativer Prozess

Symbol für einen alternativen nicht wertschöpfenden Prozess

Vorbereitung

Sechseckiges Symbol für die Vorbereitung auf einen anderen Prozessschritt

Manuelle Verarbeitung

Trapezförmiges Symbol für einen Schritt, der statt automatisch manuell durchgeführt werden muss.

Verzögerung

Symbol für eine Verzögerung oder Wartezeit im Prozess

Verbinder

Rundes Symbol für eine Verbindung bzw. Übergangsstelle von getrennten Elementen in einem bspw. komplexen Diagramm

Mehrere Dokumente

Symbol für die Ausgabe oder den Eingang/Empfang von Dokumenten

Anzeige

Symbol für die Anzeige von Informationen

Daten

Parallelogramm Symbol für die Integration eines Datensatzes in das Flussdiagramm

Oder

Kreis mit geradem Kreuz Symbol für einen Prozessfluss, der in zwei oder mehreren Pfaden fortgesetzt wird

Zusammenführung

Kreis mit schrägem Kreuz Symbol summiert den Prozessfluss aus verschiedenen zusammenlaufenden Pfaden

Zusammenführen

Dreieckiges Symbol stellt nach einer ODER-Verknüpfung dar, dass mehrere Pfade wieder zusammengeführt werden.

Der Ablauf zum Erstellen eines Flussdiagramms ist denkbar einfach:

• Zweck festlegen und Schritte auflisten, die einbezogen werden müssen
• Im Inneren beschriftete Symbole verwenden, um den Prozess visuell darzustellen – Pfeile für die richtige Reihenfolge verwenden.
• Ovale Symbole für Start und Ende – Rauten für Entscheidungen im Prozess

Anwendungsbereiche eines Flussdiagramms für Unternehmen

• Prozessbewertung- und Optimierung
• Dokumentation von Geschäftsprozessen
• Qualitätszertifizierung nach ISO 9001
• Darstellung der Personalstruktur
• Planung von Netzwerken
• Ursache-Wirkungs-Diagramme

Welche Vorteile bietet die Prozessdarstellung in einem Flussdiagramm:

• Einzelne Teilprozessschritte können sehr gut betrachtet und optimiert werden
• Lineare Basisprozesse für eine nur geringe Anzahl an Prozessbeteiligten können einfach dargestellt werden

Welche Nachteile gibt es mit der Prozessdarstellung in einem Flussdiagram?

• Komplexe und detaillierte Prozessabläufe können nicht dargestellt werden
• Parallele Prozesse können in einem linearen Prozessablauf nicht dargestellt werden

Mit der sycat IMS BPMN-Software können beschriebene Prozesse auch in einem Managementsystem zur Steuerung, Optimierung und gelenkten Dokumentenverwaltung hinterlegt werden. Sprechen Sie uns gerne an, wir finden zusammen eine passende Lösung für Ihr Unternehmen.