Evaluierung einer Software für Prozessmanagement

bahlsen-logo Als europäisches Familienunternehmen mit Stammsitz in Hannover ist Bahlsen seit 118 Jahren für seine vorzüglichen Backwaren bekannt. Neue Ideen und innovative Produktkonzepte sind ein Markenzeichen von Bahlsen. Aufgrund der stetigen Zunahme der allgemeinen technischen Anforderungen im Prozessmanagement bei Bahlsen und steigender Komplexität hinsichtlich der zu bewältigenden Funktionen und Aufgaben evaluierte das Unternehmen aus Hannover ein neues Werkzeug für ganzheitliches Prozessmanagement.

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Evaluierung eines Prozessmanagementwerkzeugs zum Aufbau eines integrierten Managementsystems bei Bahlsen GmbH & Co. KG

Neue Ideen und innovative Produktkonzepte sind ein Markenzeichen von Bahlsen – von der Erfindung des „Leibniz Butterkeks" anno 1891 bis hin zur Einführung einer neuen Dachmarkenstrategie in 2002. Aufgrund der stetigen Zunahme der allgemeinen technischen Anforderungen im Prozessmanagement bei Bahlsen und steigender Komplexität hinsichtlich der zu bewältigenden Funktionen und Aufgaben evaluierte das Unternehmen aus Hannover ein neues Werkzeug für ganzheitliches Prozessmanagement. Hintergrund, eine neue Software für Prozessmanagement einzuführen, war in erster Linie, dass die bisherige Lösung die aktuellen Anforderungen zukünftiger Ausrichtungen nicht mehr erfüllen konnte.

Ausgangssituation

  • „Statische" Management-Dokumentation in Notes mit deutlichen Nachteilen:
    • Keine Prozessorientierung, keine Aktualität und hoher Pflegeaufwand
  • Prozessdokumentation „fit" mit einer anderen Prozessmanagementsoftware
    • Keine Dokumentation der Projektergebnisse
    • Erfüllte wichtige Anforderungen wie Dokumentenlenkung nicht
    • Kein dauerhafter Einsatz als BPM-Software möglich
  • Aktuelle Situation bei der Prozess- und Managementdokumentation
  • Erfüllte nicht die Anforderungen nach IFS/BRC

Aufgrund dieser Situation wurde nach einer neuen Prozessmanagementsoftware recherchiert, die im Stande ist bisher modellierte Prozesse per Schnittstelle zu übernehmen.

Projektziel und Vorbereitungen

  • Erfüllung der Voraussetzungen bezüglich der Hard- und Software
  • Funktionsfähigkeit auf bestehenden Systemen sicherstellen
  • Überprüfung der Performance nach Übernahme einer Bestandsdatenbank basierend auf der Vorgängersoftware für Prozessmodellierung
  • Durchführung einer Benchmarkanalyse mit einem Unternehmen der Nahrungsmittelindustrie, das diese Lösung bereits im Einsatz hat
  • Festlegen von Standards und Strukturen für die Prozessdokumentation (Prozessmodell) und Dokumentenmanagement (Dokumentenstruktur, Vorgaben für Bezeichnungen etc.)
  • Verlinkung der Anwendung zur Management-Dokumentation in Notes
  • Anbindung des Notes-Adressbuchs, ADS für Mailversand und Workflow-Beschreibung des Prozesses "Dokumentenfreigabe"
  • Verifizierung und Anpassung eines Standard-Freigabeprozesses und entsprechender Anforderungen

Lösung und Realisierung

Bahlsen entschied sich für die Prozessmanagementlösung sycat des Unternehmens binner IMS. Mit dieser Lösung kann eine dynamische Dokumentation inklusive umfassender Dokumentenlenkung und -verwaltung realisiert werden. Das umfassende Leistungsspektrum der Software erfüllte nicht nur die aktuellen Anforderungen (IFS/BRC) sondern leistete zudem Funktionen für den Ausbau und die Erweitung zu einem ganzheitlichen Managementsystem.

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